Регламент (ЄС) 2020/1056 про електронну інформацію щодо перевезення вантажів, скорочено eFTI, застосовується з 21 серпня 2024 р. Найважливіша для галузі дата настає, проте, пізніше: з 9 липня 2027 р. контрольні органи в державах ЄС мають приймати інформацію, яку вимагає законодавство, в електронній формі, надану сертифікованими платформами eFTI.
Обов’язок органів влади, а не компаній
Це важливе розрізнення. Регламент зобов’язує органи приймати електронні дані, але для перевізника чи експедитора користування eFTI залишається вибором. Комісія має до 21 лютого 2029 р. оцінити, чи запроваджувати обов’язок. Паперові документи, отже, не зникають у 2027 р.
Вимоги, які регламент ставить компаніям (ст. 4), стосуються ситуації, коли компанія сама вирішить надавати інформацію в електронній формі. Хто залишається на папері, може й надалі ним користуватися. Хто обере eFTI, надає дані на засадах регламенту, через сертифіковану платформу.
Сертифікат платформі видає орган з оцінки відповідності, а не компанія, що пише програмне забезпечення. Тому обережно з пропозиціями, які обіцяють «гарантовану відповідність eFTI». Ми теж не обіцяємо, що збудуємо сертифіковану платформу. Зате можемо впорядкувати дані так, щоб їх можна було передати далі, коли стане відомо, як це зробити.
Що вже є, а чого ще немає
Виконавчі та делеговані акти 2024 р. набули чинності 9 січня 2025 р., а в листопаді 2025 р. ухвалено функціональні вимоги до платформ eFTI. Правила сертифікації платформ Комісія планує ухвалити до грудня 2026 р.: сьогодні сертифікованих платформ ще немає.
Від цих актів залежить і дата з початку тексту. Стаття 5 регламенту відраховує обов’язок органів від набрання чинності першими делегованими й виконавчими актами: він починається через 30 місяців. Першими такими актами є регламенти 2024/1942 і 2024/2024, звідси 9 липня 2027 р.
Окрема справа — електронна товарно-транспортна накладна e-CMR. Польща застосовує Додатковий протокол до Конвенції CMR про електронну накладну з 11 вересня 2019 р. Це теж можливість, а не обов’язок.
Польща приєдналася до протоколу 13 червня 2019 р., а його текст оприлюднено у польському офіційному віснику законів (Dziennik Ustaw, Dz.U. 2019 poz. 1487). Протокол стосується міжнародних перевезень на підставі Конвенції CMR. Чи можна його застосувати в конкретному перевезенні, залежить від сторін договору та від решти держав, тому перед переходом на e-CMR варто це з’ясувати з контрагентами. Цей текст не розглядає внутрішніх накладних, які оформлюють на підставі польського закону «Prawo przewozowe» (Транспортне право).
Що з цього випливає сьогодні
Поки не з’явилися сертифіковані платформи, компанія може впорядкувати те, що їй і так знадобиться: дані з накладних і документів доставки в одній системі, а не на знімках у телефонах водіїв. У системі, яку ми можемо збудувати, ШІ попередньо зчитує документ, працівник перевіряє і затверджує дані, а документ прикріплений до замовлення. Коли правила сертифікації будуть відомі, такі дані легше передати далі.
Які дані впорядкувати
Точний обсяг інформації, яку орган може перевірити, випливає з правил про відповідний вид перевезення, і ми не будемо його тут вгадувати. Проте порядок починається з даних, які компанія вже має сьогодні в замовленнях і документах:
- сторони перевезення: хто замовляє, хто відправляє вантаж і хто його отримує;
- місця й дати завантаження та розвантаження;
- опис вантажу, вага й кількість палет;
- авто і водій, призначені до рейсу;
- номери документів, тобто накладної CMR, WZ і підтвердження доставки, та сам документ, прикріплений до замовлення;
- хто перевірив дані, зчитані з документа, і коли їх затвердив.
Коли ці дані лежать в одній системі і пов’язані із замовленням, кожен наступний крок простіший: звіт для клієнта, рахунок-фактура чи передання даних далі, коли це буде потрібно.
Як може працювати обіг документів
Ми будуємо системи зі ШІ, інтеграціями та зчитуванням документів для інших галузей. Системи для логістики ми ще не будували, але той самий поділ роботи можемо перенести на транспортні документи:
- документ потрапляє в систему: водій робить знімок у застосунку або документ приходить поштою;
- ШІ попередньо зчитає дані й запропонує, до якого замовлення належить документ;
- працівник перевірить зчитані поля поруч із переглядом документа, виправить помилки і затвердить дані;
- затверджені дані залишаються в замовленні разом з документом і можуть бути використані для звіту чи рахунку.
ШІ може помилитися, особливо при рукописних записах і поганому знімку, тому дані не йдуть далі без затвердження людиною. З тих самих даних система може підготувати рахунок за рейс і надіслати його до KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська Національна система електронних рахунків-фактур), який обов’язковий з 2026 р.
Змінювати програму, якою компанія вже користується, при цьому не потрібно. Якщо TMS чи WMS має API або імпорт з файлу, затверджені дані можуть потрапляти до нього без переписування.
Контрольний перелік
- Випишіть документи, які ви оформляєте при кожному рейсі, і перевірте, де вони лежать сьогодні: у швидкозшивачі, в пошті чи в телефонах водіїв.
- Перевірте, чи кожен документ можна пов’язати з конкретним замовленням.
- Подивіться, у якому вигляді документи надходять: як знімки, скани чи PDF-файли. Від цього залежить, скільки роботи потребуватиме зчитування.
- Визначте, хто в компанії перевіряє дані з документів і хто їх затверджує.
- Запитайте постійних контрагентів, чи користуються вони e-CMR або планують це зробити.
- Стежте за повідомленнями Європейської комісії про сертифікацію платформ eFTI, а перед вибором платформи перевірте, чи має вона сертифікат.
- Порахуйте, скільки часу команда витрачає на переписування даних з документів. Це добра основа для рішення, чи окупиться автоматизація.
Це не юридична порада; подробиці своєї ситуації варто перевірити з юристом.
Якщо хочете поговорити про документи у вашій компанії, опишіть свій процес.
Джерела
- Регламент (ЄС) 2020/1056 про електронну інформацію щодо перевезення вантажів (eFTI), ст. 4, 5, 16 і 18, перевірено 29.10.2026
- Виконавчий регламент (ЄС) 2024/1942, перевірено 29.10.2026
- Делегований регламент (ЄС) 2024/2024, перевірено 29.10.2026
- Виконавчий регламент (ЄС) 2025/2243: функціональні вимоги до платформ eFTI, перевірено 29.10.2026
- Європейська комісія: регламент eFTI, терміни і сертифікація платформ, перевірено 29.10.2026
- Додатковий протокол до Конвенції CMR про електронну накладну, Dz.U. 2019 poz. 1487 (польською), перевірено 29.10.2026
- Урядова заява про набрання протоколом чинності щодо Польщі, Dz.U. 2019 poz. 1488 (польською), перевірено 29.10.2026
- Збірник договорів ООН: стан Додаткового протоколу до Конвенції CMR, перевірено 29.10.2026
- Закон про податок на товари й послуги (закон про ПДВ), уніфікований текст Dz.U. 2026 poz. 1263 (KSeF) (PDF, польською), перевірено 29.10.2026
