KSeF у бухгалтерському бюро: дозволи клієнта
Як клієнт надає бухгалтерському бюро дозволи в KSeF, хто може передати їх працівникам бюро і коли потрібне повідомлення ZAW-FA.
- 5 хв читання
- 0 переглядів
Системи для бухгалтерських бюро з Катовіцез 2020 року
Документи від клієнтів без переписування
Ми будуємо системи, які бюро додає до своєї бухгалтерської програми: клієнт завантажує документи в порталі, ШІ читає те, чого немає в KSeF, а нагадування про відсутні документи надходять самі. Кожне зчитування затверджує бухгалтер. Без абонентської плати. Система і код ваші.
Від першої розмови ви працюєте з архітектором, який збудує вашу систему.
- Безкоштовна консультація
- Кошторис з розбивкою на етапи
- Кожен етап завершується прийманням
- ПорталКлієнт сам завантажує документи
- ШІЧитає документи поза KSeF
- НагадуванняПро відсутнє, без дзвінків клієнтові
- KSeFРахунки клієнтів завантажуються з KSeF
З чим приходять
Знайомо з кінця місяця
Так зазвичай виглядає збирання документів від клієнтів, поки в бюро немає для цього власної системи.
Документи з багатьох каналів
Рахунки, чеки й виписки приходять поштою, в месенджері, на фото з телефона або в швидкозшивачі. Перш ніж почнеться облік, хтось мусить їх розсортувати.
Ганяння за відсутніми документами
Наприкінці місяця бюро телефонує й пише клієнтам про відсутні документи, а терміни подання декларацій не чекають.
Не все є в KSeF
Іноземні постачальники зазвичай виставляють рахунки поза KSeF, чеки туди не потрапляють, а в перехідний період частина рахунків ще може виставлятися поза ним. Ці документи й далі приходять як PDF чи фото, і хтось переписує їх уручну.
Дозволи KSeF у кожного клієнта
Бюро працює в KSeF на дозволах, наданих клієнтом. Коли фірм кілька десятків, важко пам’ятати, у кого доступ працює, а кому його ще треба надати.
Ті самі запитання щомісяця
Клієнт питає, чи дійшли документи і чого ще бракує, а щоб відповісти, треба зазирнути в пошту, програму й нотатки.
Бухгалтерська програма цього не робить
Програма бюро добре веде облік, але не збирає документи від клієнтів і не нагадує їм про відсутні. Решта потрапляє в таблиці й листи.
Що ми будуємо
Портал і ШІ поряд із бухгалтерською програмою
Надсилання рахунків до KSeF, читання документів ШІ, дані з GUS і NBP уже працюють у нашому продукті Biurko. Цей досвід ми переносимо у ваше бюро.
Кожен клієнт має своє місце для документів і повідомлень, тож бюро не шукає їх у поштовій скриньці й месенджерах.
Без абонентської плати: система і код ваші.
- Завантаження фото й PDF з телефона чи комп’ютера, без встановлення
- Список відсутніх документів за місяць для кожного клієнта
- Повідомлення й файли при фірмі, а не в приватній скриньці
ШІ витягає дані з документа і передає їх бухгалтерові на перевірку, перш ніж вони підуть далі.
ШІ може помилитися, тому останнє слово лишається за людиною: бухгалтер затверджує кожне зчитування. Ми користуємося готовими моделями й не навчаємо власних.
- Фото й PDF: іноземні рахунки, чеки, квитанції
- Зчитані поля поряд з переглядом оригіналу
- Польського контрагента перевірено в GUS і за білим списком ПДВ
Система нагадує клієнтам про документи за календарем бюро, а бюро бачить, хто готовий до закриття місяця.
Текст і ритм нагадувань визначаєте ви, а не система.
- Нагадування електронною поштою в дні, які визначає бюро
- Список клієнтів із відсутніми документами перед закриттям місяця
- Календар термінів для кожного клієнта
Система не замінює бухгалтерську програму, а лише готує для неї дані.
Що приймає ваша програма, ми перевіряємо на безкоштовній консультації.
- Завантаження рахунків з KSeF на дозволах, наданих бюро
- Передавання даних у бухгалтерську програму через API або файл
- Курси валют NBP і дані фірм з GUS
Опишіть свій процес
Відповідаємо й домовляємося про безкоштовну консультацію.
Для кого
Для всього бюро і його клієнтів
В опитуванні wFirma 2026 р. 91,5% з 515 бухгалтерських бюро відповіли, що після запровадження KSeF мусили змінити організацію роботи.
Власники бюро
Ви бачите, які клієнти готові до закриття місяця, а які ні.- У KSeF клієнт надає бюро дозвіл на виставлення рахунків або доступ до них і зазначає, чи може бюро передати його своїм працівникам.
- Ведучи облік клієнта, бюро обробляє персональні дані від його імені, а це вимагає договору доручення обробки даних (ст. 28 GDPR (RODO)). Ролі в системі обмежують, хто бачить документи якого клієнта.
- Єдиний огляд відсутніх документів, термінів і дозволів замість нотаток кожної бухгалтерки.
Бухгалтерки та бухгалтери
Менше переписування, більше часу на облік і розмову з клієнтом.- З 1 лютого 2026 р. кожен платник ПДВ отримує рахунки через KSeF, а з 1 квітня 2026 р. менші фірми виставляють їх там теж (ст. 145l і 145m Закону про ПДВ).
- Поза KSeF лишаються, зокрема, рахунки продавців без місцезнаходження та постійного місця діяльності в Польщі (ст. 106ga ч. 2 Закону про ПДВ) і чеки, а в перехідний період — також рахунки, виставлені поза KSeF у межах місячного ліміту (ст. 145m).
- ШІ подає зчитані поля поряд із документом, а бухгалтер їх виправляє й затверджує.
Клієнти бюро
Вони завантажують документи з телефона і знають, чого ще бракує.- Фото чека або PDF рахунку потрапляє до бюро за кілька секунд.
- Нагадування надходить саме, перш ніж бюро доведеться телефонувати.
- Клієнт бачить, які документи бюро вже прийняло.
Результат
Так виглядають системи, які вже працюють
Частину проєктів ми показуємо зсередини, решту описуємо настільки, наскільки дозволяє клієнт.
Вартість
Подивіться, із чого складається ціна
Нижче приклад розрахунку. Усі суми приблизні, а кошторис кожного проєкту індивідуальний.
Приклад обсягу системи
Позначте модулі, щоб побачити орієнтовний діапазон.
- Ядро системиВхід, ролі користувачів, база даних і панель, на яких тримаються модулі.~ 20 000 зл
Це приклад, а не пропозиція
Позначаючи модулі, ви побачите, з чого може скластися ціна. Суми приблизні й можуть відрізнятися: вартість вашого проєкту залежить від процесів, кількості користувачів, інтеграцій і вимог, тож остаточний кошторис може бути нижчим або вищим. Точний, індивідуальний кошторис ви отримуєте після безкоштовної консультації.
Суми без ПДВ. Це приклад розрахунку, а не пропозиція: ціну визначають ваші процеси, а не прайс-лист.
Система й код ваші, без абонентської плати за ліцензію. Супровід після запуску необов’язковий.
Хто з вами працюєІТ-агенція з Катовіце
Ви розмовляєте безпосередньо із засновником компанії
ITCompass проєктує CRM, ERP та автоматизацію зі ШІ для малого й середнього бізнесу. У нас немає посередників: про свої процеси ви розмовляєте безпосередньо з архітектором, який проєктує вашу систему й веде її розробку. Вимоги не переходять від людини до людини, тож нічого не губиться по дорозі.
Система під ваші процеси
Ми не продаємо шаблон. Кожна компанія працює по-своєму, тому систему проєктуємо з нуля під ваші процеси, а кошторис готуємо індивідуально, після безкоштовної консультації.
Власний продукт, що вже працює
Ми самі створили й підтримуємо Biurko, польський SaaS для виставлення рахунків з надсиланням до KSeF. Знаємо цю систему від проєктування до супроводу.
Перевірені технології
Laravel, Vue, TypeScript і PostgreSQL. Наші продукти доступні польською, англійською та українською.
- років комерційного досвіду роботи з Laravel і Vue
- 7+
- систем, створених за участю засновника: від e-commerce і CRM до власного SaaS із KSeF
- 25+
- місяця від підписання договору до запуску в роботу й остаточного приймання
- 2,5
Матеріали
Як ми думаємо про CRM, ERP та ШІ
Останні статті з нашого блогу.
Запитання
Про що питають бухгалтерські бюро
Ціна, бухгалтерська програма, KSeF, ШІ та дані клієнтів: відповіді, перш ніж ви запитаєте.
Ціни ми публікуємо заздалегідь, без ПДВ: автоматизація одного процесу коштує від 8 000 зл, а система CRM чи ERP з ШІ 20–90 тис. зл. У розділі «Ціни» можна скласти приблизний кошторис з модулів. Точну ціну ми визначаємо індивідуально після безкоштовної консультації, бо обсяг залежить від ваших процесів.
Ні. Система збирає документи, нагадує клієнтам і готує дані, а облік ви й далі ведете у своїй програмі. Якщо в програми є API або імпорт з файлу, дані можуть потрапляти до неї без переписування. На безкоштовній консультації ми перевіряємо, що приймає ваша програма.
Клієнт надає бюро в KSeF дозвіл на доступ до рахунків і зазначає, чи може бюро передати його працівникам. Бюро автентифікується в KSeF від власного імені, а система завантажує рахунки кожного клієнта, який надав доступ, і прив’язує їх до його фірми. Надсилання й завантаження рахунків з KSeF ми вже збудували у власному продукті Biurko.
Може помилитися, тому ми не лишаємо йому останнього слова. ШІ витягає дані з документа і подає їх поряд із переглядом оригіналу: людина перевіряє їх, виправляє й затверджує, перш ніж вони підуть далі. Ми користуємося готовими моделями й не навчаємо власних.
Бюро обробляє дані своїх клієнтів від їхнього імені, тож якщо ми отримуємо до них доступ, перед початком роботи укладаємо з бюро договір подальшого доручення обробки даних (ст. 28 GDPR (RODO)), на який бюро потрібна згода його клієнтів. Доступ у системі обмежують ролі: бухгалтер бачить своїх клієнтів, а клієнт — лише свої документи. З’єднання зашифроване (SSL), резервні копії створюються автоматично, а тестове середовище відокремлене від робочого. Якими сервісами ШІ ми користуємося і які дані до них потрапляють, погоджуємо з вами до впровадження.
Biurko (biurko.io) — це наш власний продукт для виставлення рахунків з KSeF, розрахунків ПДВ, JPK і ZUS для малих фірм. Ми не пропонуємо його як програму для бюро: він показує, що надсилання рахунків до KSeF, читання документів ШІ, дані з GUS і курси NBP у нас уже збудовані й працюють. Цей досвід ми вносимо в систему, яку будуємо для вас.
Термін залежить від обсягу, і ми називаємо його разом з кошторисом, з розбивкою на етапи. Кожен етап завершується протоколом приймання, тож робочу частину системи, напр. портал клієнта, ви бачите ще до того, як буде готове все.
Ваш. Ви платите за виконання, а не за ліцензію: абонентської плати немає. Після завершення ми передаємо вихідний код, документацію й дані доступу, тож ви можете розвивати систему самі або з іншою компанією.
Перший крок
Маєте процес, що з’їдає час? Опишіть його нам
Напишіть кілька речень про те, як ви сьогодні збираєте документи від клієнтів і в якій програмі ведете облік. Ми підкажемо, з чого варто почати, і домовимося про безкоштовну консультацію.
- Безкоштовна консультаціяВи описуєте процес, а ми шукаємо, що варто автоматизувати. Технічне завдання мати не потрібно.
- Кошторис з розбивкою на етапиПісля консультації ви отримуєте кошторис з розбивкою на етапи та строками.
- Система й код вашіБез абонентської плати за ліцензію. Супровід після впровадження необов’язковий.