Перейти до вмісту
Бізнес та автоматизація

KSeF у бухгалтерському бюро: дозволи клієнта

Як клієнт надає бухгалтерському бюро дозволи в KSeF, хто може передати їх працівникам бюро і коли потрібне повідомлення ZAW-FA.

АвторArtem ShevchenkoЗасновник і архітектор систем
  • 5 хв читання
  • 0 переглядів
KSeF у бухгалтерському бюро: дозволи клієнта

З 1 лютого 2026 р. кожен платник ПДВ отримує рахунки-фактури через Національну систему електронних рахунків-фактур (Krajowy System e-Faktur, KSeF), а з 1 квітня 2026 р. менші фірми виставляють їх там теж. Для бухгалтерського бюро це означає одне: щоб завантажити рахунки клієнта чи виставити їх від його імені, бюро потребує дозволів у KSeF. Без них рахунки лежать у системі, а бюро й далі просить клієнта надіслати PDF.

Пишемо як мала фірма, що будує системи на замовлення. KSeF ми знаємо з власного продукту Biurko (biurko.io), у якому збудували надсилання рахунків до KSeF і завантаження їх звідти. Biurko — це продукт для малих фірм, а не програма для бухгалтерських бюро, тому те, що ми нижче пишемо про систему для бюро, є пропозицією, а не описом готового впровадження.

Хто надає дозволи

Дозволи надає клієнт, а не бюро. У стандартній моделі Міністерство фінансів називає чотири види дозволів: власницькі, на керування дозволами (його можна надати лише фізичній особі), на виставлення рахунків і на доступ до рахунків. Бюро як фірмі (за його NIP, польським податковим номером) клієнт надає те, що потрібно бюро: доступ до рахунків, виставлення або обидва.

Надаючи дозвіл, клієнт зазначає ще одне: чи може бюро передати цей дозвіл далі, своїм працівникам. Міністерство називає це опосередкованими дозволами (uprawnienia pośrednie). Тоді працівник бюро отримує доступ до рахунків вибраних клієнтів або всіх, хто уповноважив бюро. Бюро входить у KSeF від власного імені, а не як клієнт.

Доступ до рахунків, виставлення або обидва

Який дозвіл надати бюро, залежить від того, що бюро робить для клієнта:

  • Доступ до рахунків дає бюро змогу завантажувати рахунки клієнта з KSeF, не просячи в нього PDF.
  • Виставлення рахунків дає бюро змогу виставляти рахунки від імені клієнта.
  • Обидва дозволи потрібні, коли бюро і завантажує рахунки клієнта, і виставляє їх за нього.

На цьому обсяг закінчується. Бюро не отримує від клієнта дозволу керувати його дозволами, а працівникам може передати лише те, що отримало саме, і лише тоді, коли клієнт на це погодився. Тому щодо кожного клієнта варто записати дві речі: який дозвіл він надав і чи погодився на опосередковані дозволи.

Виставлення від імені клієнта — це також питання термінів. З 1 січня 2027 р. за рахунок, виставлений поза KSeF всупереч обов’язку, загрожують штрафи, тож якщо бюро виставляє рахунки від імені клієнта, дозвіл на виставлення варто отримати заздалегідь, а не в день першого рахунку.

Коли потрібне ZAW-FA

Фірма, яка не є фізичною особою і не має кваліфікованої електронної печатки, починає з повідомлення ZAW-FA. У ньому вона вказує одну фізичну особу, яка потім надає дозволи в електронному вигляді, зокрема й бюро. З 1 лютого 2026 р. діє зразок ZAW-FA(3); його можна подати на папері або в електронному вигляді, але не через ePUAP (електронну платформу польської публічної адміністрації). Фірмі з кваліфікованою електронною печаткою ZAW-FA не потрібне.

Отже, ZAW-FA стосується не кожного клієнта. Перш ніж бюро почне чекати на дозволи, варто знати, в якій із трьох ситуацій перебуває клієнт:

  • Клієнт — фізична особа. ZAW-FA не подає і сам надає бюро дозволи.
  • Клієнт не є фізичною особою, але має кваліфіковану електронну печатку. ZAW-FA йому не потрібне.
  • Клієнт не є фізичною особою і не має кваліфікованої електронної печатки. Спершу подає ZAW-FA(3) і вказує в ньому одну фізичну особу. Дозволи бюро потім надає ця особа.

У третьому випадку варто записати, кого клієнт вказав у ZAW-FA. Зазвичай саме цю особу бюро проситиме про дозвіл, коли знадобиться новий, наприклад на виставлення рахунків поряд із доступом до них.

Що з цього випливає для бюро

Коли клієнтів кілька десятків, дозволи стають окремим списком, за яким треба стежити: хто вже надав доступ, кому треба нагадати, який працівник обслуговує яку фірму. Бухгалтерська програма зазвичай цього не показує. У системі, яку ми збудуємо для вашого бюро, такий список може жити поряд із документами клієнта: видно, у кого завантаження рахунків з KSeF працює, а в кого ще треба надати дозвіл.

У такій системі бюро автентифікується в KSeF від власного імені, а система може завантажувати рахунки кожного клієнта, який надав доступ, і прив’язувати їх до його фірми. Ролі можуть відтворювати поділ із KSeF: бухгалтер бачить у системі тих клієнтів, яких обслуговує. Якщо в бухгалтерській програмі бюро є API або імпорт з файлу, завантажені рахунки можуть потрапляти до неї без переписування. Система має доповнювати цю програму, а не замінювати її.

Контрольний список для бюро

  1. Складіть перелік клієнтів і щодо кожного позначте, який дозвіл він надав бюро: доступ до рахунків, виставлення рахунків або обидва.
  2. Перевірте, чи погодився клієнт на передавання дозволу працівникам бюро. Якщо ні, працівники не отримають опосередкованих дозволів на його рахунки.
  3. У клієнтів, які не є фізичними особами і не мають кваліфікованої електронної печатки, перевірте, чи вони подали ZAW-FA, і запишіть, кого в ньому вказано.
  4. Визначте, який працівник обслуговує яку фірму. Якщо працівникові не потрібні рахунки всіх клієнтів, дайте йому доступ лише до рахунків вибраних.
  5. Додайте дозволи в KSeF до справ, якими бюро займається на початку співпраці з новим клієнтом, поряд із договором і списком документів.
  6. Домовтеся з клієнтом, хто в нього відповідає за дозволи в KSeF і до кого бюро має звертатися, коли треба щось змінити.
  7. Перед закриттям місяця перевірте, у яких клієнтів завантаження рахунків з KSeF не працює, щоб не виявити прогалину в останній день.

Опис ґрунтується на документах Міністерства фінансів: Посібнику KSeF 2.0 і модулі II навчань «Środy z KSeF» («Середи з KSeF») про надання дозволів (посилання нижче). У нетиповій ситуації клієнта варто перевірити подробиці в першоджерелі.

Якщо хочете побачити, як це могло б виглядати у вас, опишіть свій процес.

Джерела

Теги

Поділитися статтею

Повернутися до блогу

Файли cookies

Ми використовуємо необхідні файли cookies та один функціональний, який вмикаємо лише за вашою згодою. Статистику відвідувань рахуємо на сервері, без cookies. Політика cookies