Rozporządzenie (UE) 2020/1056 o elektronicznych informacjach dotyczących przewozu towarów, w skrócie eFTI, stosuje się od 21 sierpnia 2024 r. Najważniejsza data dla branży przychodzi jednak później: od 9 lipca 2027 r. organy kontrolne w państwach UE muszą przyjmować informacje wymagane przepisami w formie elektronicznej, udostępnione przez certyfikowane platformy eFTI.
Obowiązek po stronie urzędów, nie firm
To ważne rozróżnienie. Rozporządzenie zobowiązuje organy do przyjmowania danych elektronicznych, ale dla przewoźnika czy spedytora korzystanie z eFTI pozostaje wyborem. Komisja ma do 21 lutego 2029 r. ocenić, czy wprowadzić obowiązek. Papierowe dokumenty nie znikają więc w 2027 r.
Wymagania, które rozporządzenie stawia firmom (art. 4), dotyczą sytuacji, w której firma sama zdecyduje się udostępniać informacje elektronicznie. Kto zostaje przy papierze, może z niego dalej korzystać. Kto wybierze eFTI, udostępnia dane na zasadach rozporządzenia, przez certyfikowaną platformę.
Certyfikat platformie wydaje jednostka oceniająca zgodność, a nie firma, która pisze oprogramowanie. Dlatego ostrożnie z ofertami, które obiecują „gwarantowaną zgodność z eFTI”. My też nie obiecujemy, że zbudujemy certyfikowaną platformę. Możemy za to uporządkować dane tak, żeby dało się je przekazać dalej, gdy będzie wiadomo, jak to zrobić.
Co już jest, a czego jeszcze nie ma
Akty wykonawcze i delegowane z 2024 r. weszły w życie 9 stycznia 2025 r., a w listopadzie 2025 r. przyjęto wymagania funkcjonalne dla platform eFTI. Zasady certyfikacji platform Komisja planuje przyjąć do grudnia 2026 r.: dziś nie ma jeszcze certyfikowanych platform.
Od tych aktów zależy też data z początku tekstu. Artykuł 5 rozporządzenia liczy obowiązek organów od wejścia w życie pierwszych aktów delegowanych i wykonawczych: zaczyna się on 30 miesięcy później. Pierwszymi takimi aktami są rozporządzenia 2024/1942 i 2024/2024, stąd 9 lipca 2027 r.
Osobna sprawa to elektroniczny list przewozowy e-CMR. Polska stosuje protokół dodatkowy do konwencji CMR o elektronicznym liście przewozowym od 11 września 2019 r. To również możliwość, a nie obowiązek.
Polska przystąpiła do protokołu 13 czerwca 2019 r., a jego tekst ogłoszono w Dzienniku Ustaw (Dz.U. 2019 poz. 1487). Protokół dotyczy przewozów międzynarodowych na podstawie konwencji CMR. Czy da się go zastosować w konkretnym przewozie, zależy od stron umowy i od pozostałych państw, dlatego przed przejściem na e-CMR warto to ustalić z kontrahentami. Ten tekst nie omawia krajowych listów przewozowych wystawianych na podstawie ustawy Prawo przewozowe.
Co z tego wynika dziś
Zanim pojawią się certyfikowane platformy, firma może uporządkować to, co i tak będzie potrzebne: dane z listów przewozowych i dokumentów dostaw w jednym systemie, a nie na zdjęciach w telefonach kierowców. W systemie, który możemy zbudować, AI wstępnie odczytuje dokument, pracownik sprawdza i zatwierdza dane, a dokument jest przypięty do zlecenia. Gdy zasady certyfikacji będą znane, takie dane łatwiej przekazać dalej.
Jakie dane uporządkować
Dokładny zakres informacji, które organ może sprawdzić, wynika z przepisów o danym rodzaju przewozu i nie będziemy go tu zgadywać. Porządek zaczyna się jednak od danych, które firma ma już dziś w zleceniach i dokumentach:
- strony przewozu: kto zleca, kto nadaje i kto odbiera ładunek;
- miejsca i daty załadunku oraz rozładunku;
- opis ładunku, waga i liczba palet;
- auto i kierowca przypisani do kursu;
- numery dokumentów, czyli listu przewozowego CMR, WZ i potwierdzenia dostawy, oraz sam dokument przypięty do zlecenia;
- kto sprawdził dane odczytane z dokumentu i kiedy je zatwierdził.
Gdy te dane leżą w jednym systemie i są powiązane ze zleceniem, każdy kolejny krok jest prostszy: raport dla klienta, faktura czy przekazanie danych dalej, gdy będzie to potrzebne.
Jak może działać obieg dokumentów
Budujemy systemy z AI, integracjami i odczytem dokumentów dla innych branż. Systemu dla logistyki jeszcze nie budowaliśmy, ale ten sam podział pracy możemy przenieść na dokumenty przewozowe:
- dokument trafia do systemu: kierowca robi zdjęcie w aplikacji albo dokument przychodzi mailem;
- AI wstępnie odczyta dane i zaproponuje, do którego zlecenia należy dokument;
- pracownik sprawdzi odczytane pola obok podglądu dokumentu, poprawi błędy i zatwierdzi dane;
- zatwierdzone dane zostają przy zleceniu razem z dokumentem i mogą posłużyć do raportu albo faktury.
AI może się pomylić, zwłaszcza przy odręcznych wpisach i słabym zdjęciu, dlatego dane nie idą dalej bez zatwierdzenia przez człowieka. Z tych samych danych system może przygotować fakturę za kurs i wysłać ją do KSeF, który jest obowiązkowy od 2026 r.
Nie trzeba przy tym zmieniać programu, którego firma już używa. Jeśli TMS albo WMS ma API lub import z pliku, zatwierdzone dane mogą do niego trafiać bez przepisywania.
Lista kontrolna
- Spisz dokumenty, które obsługujesz przy każdym kursie, i sprawdź, gdzie dziś leżą: w segregatorze, w poczcie czy w telefonach kierowców.
- Sprawdź, czy każdy dokument da się powiązać z konkretnym zleceniem.
- Zobacz, w jakiej postaci dokumenty przychodzą: jako zdjęcia, skany czy pliki PDF. Od tego zależy, ile pracy będzie wymagał odczyt.
- Ustal, kto w firmie sprawdza dane z dokumentów i kto je zatwierdza.
- Zapytaj stałych kontrahentów, czy korzystają z e-CMR albo planują to zrobić.
- Śledź komunikaty Komisji Europejskiej o certyfikacji platform eFTI, a przed wyborem platformy sprawdź, czy ma certyfikat.
- Policz, ile czasu zespół spędza na przepisywaniu danych z dokumentów. To dobra podstawa do decyzji, czy automatyzacja się opłaca.
To nie jest porada prawna; szczegóły swojej sytuacji warto sprawdzić z prawnikiem.
Jeśli chcesz porozmawiać o dokumentach w swojej firmie, opisz swój proces.
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących przewozu towarów (eFTI), art. 4, 5, 16 i 18, sprawdzono 29.10.2026
- Rozporządzenie wykonawcze (UE) 2024/1942, sprawdzono 29.10.2026
- Rozporządzenie delegowane (UE) 2024/2024, sprawdzono 29.10.2026
- Rozporządzenie wykonawcze (UE) 2025/2243: wymagania funkcjonalne dla platform eFTI, sprawdzono 29.10.2026
- Komisja Europejska: rozporządzenie eFTI, terminy i certyfikacja platform, sprawdzono 29.10.2026
- Protokół dodatkowy do konwencji CMR o elektronicznym liście przewozowym, Dz.U. 2019 poz. 1487, sprawdzono 29.10.2026
- Oświadczenie rządowe o wejściu protokołu w życie wobec Polski, Dz.U. 2019 poz. 1488, sprawdzono 29.10.2026
- Zbiór traktatów ONZ: stan protokołu dodatkowego do konwencji CMR, sprawdzono 29.10.2026
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (KSeF), sprawdzono 29.10.2026
