Faktury, umowy i zapytania bez przepisywania: AI czyta, Ty zatwierdzasz

Zacznij od zadania, w którym wynik da się sprawdzić

AI dobrze radzi sobie z tekstem i dokumentami: wyciąga dane z faktury, umowy albo zamówienia w PDF, porządkuje zapytania i pisze szkic odpowiedzi. Najlepsze pierwsze zadanie powtarza się często, dziś zabiera komuś godziny przepisywania a jego wynik łatwo porównać z dokumentem: pola faktury, numer umowy, kwotę. Gdy wyniku nie da się szybko sprawdzić, zaczynamy od innego zadania.

Gdzie AI się nie sprawdza

Tam, gdzie wynik zawsze liczy się tak samo, AI nie jest potrzebna: stawkę z tabeli czy termin z umowy szybciej i taniej policzy zwykły wzór. Słabiej radzi sobie z odręcznym pismem, pieczątkami na całej stronie i nieostrym zdjęciem; takie pola częściej oznacza jako niepewne. Nie oddajemy jej też decyzji, które wychodzą do klienta albo do urzędu, zanim przeczyta je człowiek.

Sprawdź AI na swoich dokumentach

Na próbie uruchamiamy AI na Twoich prawdziwych dokumentach i pokazujemy wynik pole po polu: co odczytała dobrze, gdzie się myli i które pola oznaczyła jako niepewne. Próba jest częścią pierwszego etapu, więc o kolejnych decydujesz, kiedy już widzisz wynik. Jeśli trafność jest za niska, mówimy to otwarcie i nie budujemy dalej.

Tak budowaliśmy system dla zarządcy nieruchomości z modułem odczytu dokumentów PDF przez AI: 4 etapy z protokołami odbioru, 11 tygodni od startu do odbioru końcowego.

Człowiek sprawdza, system pamięta

AI niczego nie wysyła ani nie księguje sama. Każdy wynik czeka w kolejce obok oryginału, pola niepewne są zaznaczone, a system zapisuje, kto sprawdził wynik i kiedy. Dzięki temu po miesiącu widać, gdzie AI myli się najczęściej, i wiadomo, co poprawić.

Dane: kto z kim podpisuje umowę

Model AI to usługa dostawcy, najczęściej Anthropic albo OpenAI. Umowę z dostawcą, razem z jego umową powierzenia danych, zawiera Twoja firma, na swoim koncie: płacisz mu bezpośrednio i widzisz zużycie. Pomagamy to konto założyć.

Gdy przy budowie albo utrzymaniu systemu mamy dostęp do danych osobowych, których administratorem jest Twoja firma, podpisujemy z Tobą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wymaga art. 28 RODO. Przed uruchomieniem ustalamy razem, które pola trafiają do modelu, a których nie wysyłamy wcale.

Dostawcy modeli mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, np. w USA. Zwykle podstawą są standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a dokładną podstawę podaje umowa powierzenia dostawcy. Według warunków handlowych tych dostawców dane z konta firmowego nie służą do trenowania ich modeli.

• RODO, art. 28 i 46: tekst w EUR-Lex

AI Act: co dotyczy małej firmy

Unijny akt w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act) dzieli zastosowania AI według ryzyka. Odczyt faktur, porządkowanie zapytań i szkice odpowiedzi nie należą do obszarów wysokiego ryzyka wymienionych w załączniku III. Należy do nich natomiast m.in. rekrutacja, w tym filtrowanie CV i ocena kandydatów: takie zadanie wymaga osobnej analizy, zanim cokolwiek zbudujemy.

Gdy asystent rozmawia bezpośrednio z Twoimi klientami, muszą wiedzieć, że piszą z AI, chyba że to oczywiste (art. 50 ust. 1 AI Act). Dlatego asystent mówi to w pierwszej wiadomości. Nie udzielamy porad prawnych: w sprawach granicznych warto zapytać prawnika.

• AI Act, załącznik III i art. 50: tekst w EUR-Lex

Ile kosztuje model i ile trwa start

Za model płacisz dostawcy za zużycie. Kwota zależy od liczby i długości dokumentów oraz od wybranego modelu, dlatego nie podajemy jej z góry: liczymy ją w czasie próby na Twoich dokumentach i podajemy, zanim system ruszy. Pierwszy proces z AI w programie, który już masz, trwa zwykle od 2 do 4 tygodni; termin własnego systemu zapisujemy w ofercie.