KSeF w biurze rachunkowym: uprawnienia klienta
Jak klient nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF, kto może je przekazać pracownikom biura i kiedy potrzebne jest zawiadomienie ZAW-FA.
- 5 min czytania
- 0 wyświetleń
Systemy dla biur rachunkowych z Katowicod 2020
Dokumenty od klientów bez przepisywania
Budujemy systemy, które biuro dokłada do swojego programu księgowego: klient wgrywa dokumenty w portalu, AI odczytuje to, czego nie ma w KSeF, a przypomnienia o brakach wychodzą same. Każdy odczyt zatwierdza księgowy. Bez abonamentu. System i kod są Twoje.
Od pierwszej rozmowy pracujesz z architektem, który zbuduje Twój system.
- Bezpłatna konsultacja
- Wycena rozpisana na etapy
- Każdy etap kończy się odbiorem
- PortalKlient sam wgrywa dokumenty
- AIOdczytuje dokumenty spoza KSeF
- PrzypomnieniaO brakach, bez telefonów do klienta
- KSeFFaktury klientów pobierane z KSeF
Z czym przychodzą
Znasz to z końca miesiąca
Tak najczęściej wygląda zbieranie dokumentów od klientów, zanim biuro ma do tego własny system.
Dokumenty z wielu kanałów
Faktury, paragony i wyciągi przychodzą mailem, komunikatorem, na zdjęciu z telefonu albo w segregatorze. Zanim zacznie się księgowanie, ktoś musi je posortować.
Pogoń za brakami
Pod koniec miesiąca biuro dzwoni i pisze do klientów po brakujące dokumenty, a terminy deklaracji nie czekają.
Nie wszystko jest w KSeF
Zagraniczni dostawcy zwykle wystawiają faktury poza KSeF, paragony do niego nie trafiają, a w okresie przejściowym część faktur może jeszcze powstawać poza nim. Te dokumenty dalej przychodzą jako PDF albo zdjęcie i ktoś przepisuje je ręcznie.
Uprawnienia KSeF u każdego klienta
Biuro pracuje w KSeF na uprawnieniach nadanych przez klienta. Przy kilkudziesięciu firmach trudno pamiętać, u kogo dostęp działa, a u kogo trzeba go jeszcze nadać.
Te same pytania co miesiąc
Klient pyta, czy dokumenty doszły i czego jeszcze brakuje, a odpowiedź wymaga zajrzenia do maila, programu i notatek.
Program księgowy tego nie robi
Program biura dobrze księguje, ale nie zbiera dokumentów od klientów i nie przypomina im o brakach. Reszta kończy się w arkuszach i mailach.
Co budujemy
Portal i AI obok programu księgowego
Wysyłkę do KSeF, odczyt dokumentów przez AI oraz dane z GUS i NBP mamy już w naszym produkcie Biurko. To doświadczenie wnosimy do Twojego biura.
Każdy klient ma swoje miejsce na dokumenty i wiadomości, więc biuro nie szuka ich w skrzynce i komunikatorach.
Bez abonamentu: system i kod są Twoje.
- Wgrywanie zdjęć i PDF z telefonu lub komputera, bez instalacji
- Lista braków za dany miesiąc dla każdego klienta
- Wiadomości i pliki przy firmie, a nie w prywatnej skrzynce
AI wyciąga dane z dokumentu i podaje je księgowemu do sprawdzenia, zanim trafią dalej.
AI może się pomylić, dlatego ostatnie słowo zostaje po stronie człowieka: księgowy zatwierdza każdy odczyt. Korzystamy z gotowych modeli, nie trenujemy własnych.
- Zdjęcia i PDF: faktury zagraniczne, paragony, rachunki
- Odczytane pola obok podglądu oryginału
- Polski kontrahent sprawdzony w GUS i na białej liście VAT
System przypomina klientom o dokumentach według kalendarza biura, a biuro widzi, kto jest gotowy do zamknięcia miesiąca.
Treść i rytm przypomnień ustalasz Ty, nie system.
- Przypomnienia e-mail w dniach, które ustala biuro
- Lista klientów z brakami przed zamknięciem miesiąca
- Kalendarz terminów dla każdego klienta
System nie zastępuje programu księgowego, tylko przygotowuje dla niego dane.
Co przyjmuje Twój program, sprawdzamy na bezpłatnej konsultacji.
- Pobieranie faktur z KSeF na uprawnieniach nadanych biuru
- Przekazanie danych do programu księgowego przez API lub plik
- Kursy walut NBP i dane firm z GUS
Opisz swój proces
Odpowiadamy i umawiamy bezpłatną konsultację.
Dla kogo
Dla całego biura i jego klientów
W ankiecie wFirma z 2026 r. 91,5% z 515 biur rachunkowych odpowiedziało, że po wejściu KSeF musiało zmienić organizację pracy.
Właściciele biur
Widzisz, którzy klienci są gotowi do zamknięcia miesiąca, a którzy nie.- W KSeF klient nadaje biuru uprawnienie do wystawiania faktur lub dostępu do nich i zaznacza, czy biuro może przekazać je swoim pracownikom.
- Prowadząc księgi klienta, biuro przetwarza dane osobowe w jego imieniu, co wymaga umowy powierzenia (art. 28 RODO). Role w systemie ograniczają, kto widzi dokumenty którego klienta.
- Jeden widok braków, terminów i uprawnień zamiast notatek każdej księgowej.
Księgowe i księgowi
Mniej przepisywania, więcej czasu na księgowanie i rozmowę z klientem.- Od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik VAT odbiera faktury przez KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. wystawiają w nim także mniejsze firmy (ustawa o VAT, art. 145l i 145m).
- Poza KSeF zostają m.in. faktury sprzedawców bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT) i paragony, a w okresie przejściowym także faktury wystawiane poza KSeF w ramach miesięcznego limitu (art. 145m).
- AI podaje odczytane pola obok dokumentu, a księgowy je poprawia i zatwierdza.
Klienci biura
Wgrywają dokumenty z telefonu i wiedzą, czego jeszcze brakuje.- Zdjęcie paragonu albo PDF faktury trafia do biura w kilka sekund.
- Przypomnienie przychodzi samo, zanim biuro musi zadzwonić.
- Klient widzi, które dokumenty biuro już przyjęło.
Efekt
Tak wyglądają systemy, które już pracują
Część projektów pokazujemy od środka, resztę opisujemy tyle, na ile pozwala klient.
Koszt
Zobacz, z czego składa się cena
Poniżej przykładowa kalkulacja. Wszystkie kwoty są przybliżone, a wycena każdego projektu jest indywidualna.
Przykładowy zakres systemu
Zaznacz moduły, żeby zobaczyć orientacyjne widełki.
- Rdzeń systemuLogowanie, role użytkowników, baza danych i panel, na których stoją moduły.ok. 20 000 zł
To przykład, a nie oferta
Zaznaczając moduły, zobaczysz, jak może składać się cena. Kwoty są przybliżone i mogą się różnić: o koszcie Twojego projektu decydują procesy, liczba użytkowników, integracje i wymagania, więc końcowa wycena bywa niższa lub wyższa. Dokładną, indywidualną wycenę dostajesz po bezpłatnej konsultacji.
Kwoty netto, bez VAT. To przykładowa kalkulacja, a nie oferta: o cenie decydują Twoje procesy, a nie cennik.
System i kod są Twoje, bez abonamentu za licencję. Opieka po wdrożeniu jest opcjonalna.
Kto z Tobą pracujeAgencja IT z Katowic
Rozmawiasz bezpośrednio z założycielem firmy
ITCompass projektuje CRM, ERP i automatyzacje z AI dla małych i średnich firm. U nas nie ma pośredników: o procesach rozmawiasz bezpośrednio z architektem, który projektuje Twój system i prowadzi jego budowę. Wymagania nie krążą między kilkoma osobami, więc nic nie ginie po drodze.
System szyty pod Twoje procesy
Nie sprzedajemy szablonu. Każda firma pracuje inaczej, więc system projektujemy od zera pod Twoje procesy, a wycenę przygotowujemy indywidualnie, po bezpłatnej konsultacji.
Własny produkt na produkcji
Sami zbudowaliśmy i utrzymujemy Biurko, polski SaaS do faktur z wysyłką do KSeF. Znamy system od projektu po utrzymanie.
Sprawdzone technologie
Laravel, Vue, TypeScript i PostgreSQL. Nasze produkty mówią po polsku, angielsku i ukraińsku.
- lat komercyjnego doświadczenia z Laravel i Vue
- 7+
- systemów zbudowanych z udziałem założyciela: od e-commerce i CRM po własny SaaS z KSeF
- 25+
- miesiąca od umowy do wdrożenia produkcyjnego i odbioru końcowego systemu
- 2,5
Wiedza
Jak myślimy o CRM, ERP i AI
Najnowsze wpisy z naszego bloga.
Pytania
O co pytają biura rachunkowe
Cena, program księgowy, KSeF, AI i dane klientów: odpowiedzi, zanim zapytasz.
Ceny publikujemy z góry, netto: automatyzacja pojedynczego procesu to od 8 000 zł, a system CRM lub ERP z AI to 20–90 tys. zł. W sekcji Cennik złożysz przybliżoną wycenę z modułów. Dokładną cenę ustalamy indywidualnie po bezpłatnej konsultacji, bo o zakresie decydują Twoje procesy.
Nie. System zbiera dokumenty, przypomina klientom i przygotowuje dane, a księgujesz dalej w swoim programie. Jeśli program ma API albo import z pliku, dane mogą trafiać do niego bez przepisywania. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzamy, co Twój program przyjmuje.
Klient nadaje biuru w KSeF uprawnienie do dostępu do faktur i zaznacza, czy biuro może przekazać je pracownikom. Biuro uwierzytelnia się w KSeF we własnym imieniu, a system pobiera faktury każdego klienta, który nadał dostęp, i przypisuje je do jego firmy. Wysyłkę i pobieranie faktur z KSeF zbudowaliśmy już we własnym produkcie Biurko.
Może się pomylić, dlatego nie zostawiamy jej ostatniego słowa. AI wyciąga dane z dokumentu i podaje je obok podglądu oryginału: człowiek je sprawdza, poprawia i zatwierdza, zanim trafią dalej. Korzystamy z gotowych modeli, nie trenujemy własnych.
Biuro przetwarza dane swoich klientów w ich imieniu, więc jeśli mamy do nich dostęp, przed rozpoczęciem pracy zawieramy z biurem umowę dalszego powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), na którą biuro potrzebuje zgody swoich klientów. Dostęp w systemie ograniczają role: księgowy widzi swoich klientów, a klient tylko swoje dokumenty. Połączenie jest szyfrowane (SSL), kopie zapasowe robią się automatycznie, a środowisko testowe jest oddzielone od produkcyjnego. Z jakich usług AI korzystamy i jakie dane do nich trafiają, ustalamy z Tobą przed wdrożeniem.
Biurko (biurko.io) to nasz własny produkt do fakturowania z KSeF, rozliczeń VAT, JPK i ZUS dla małych firm. Nie oferujemy go jako programu dla biura: pokazuje, że wysyłkę faktur do KSeF, odczyt dokumentów przez AI, dane z GUS i kursy NBP mamy już zbudowane i działające. To doświadczenie wnosimy do systemu, który budujemy dla Ciebie.
Termin zależy od zakresu i podajemy go razem z wyceną, rozpisany na etapy. Każdy etap kończy się protokołem odbioru, więc działającą część systemu, np. portal klienta, widzisz, zanim powstanie całość.
Twój. Płacisz za wykonanie, nie za licencję: nie ma abonamentu. Po zakończeniu przekazujemy kod źródłowy, dokumentację i dane dostępowe, więc możesz rozwijać system sam albo z inną firmą.
Pierwszy krok
Masz proces, który zjada czas? Opisz go nam
Napisz kilka zdań o tym, jak dziś zbieracie dokumenty od klientów i w jakim programie księgujecie. Odpowiemy, od czego warto zacząć, i umówimy bezpłatną konsultację.
- Bezpłatna konsultacjaOpisujesz proces, a my szukamy, co warto zautomatyzować. Specyfikacji mieć nie musisz.
- Wycena rozpisana na etapyPo konsultacji dostajesz wycenę rozpisaną na etapy, razem z terminem.
- System i kod są TwojeBez abonamentu za licencję. Opieka po wdrożeniu jest opcjonalna.