Автоматизація процесів
Фактури в KSeF і нагадування про оплату без ручної роботи
Автоматизація бізнес-процесів починається з однієї дії, яку сьогодні хтось робить руками, наприклад передруковує фактуру (рахунок-фактуру) або пильнує термін оплати. Ми налаштовуємо це один раз, у програмах, якими ви вже користуєтеся: система сама надсилає фактуру до KSeF (польської Національної системи електронних фактур) або нагадування клієнту, а ви перевіряєте лише винятки.
Відповідаємо протягом 1 робочого дня і підказуємо, що автоматизувати першим.
- Автоматизація процесу
- від 8 000 zł
- Система CRM / ERP
- 20–90 тис. zł
- Способи підключення до KSeF у нашому Biurko
- 3
Скільки годин на тиждень хтось передруковує?
Одна дія виглядає невинно, доки не забирає півпонеділка.
- Зараз
Фактура, яку передруковують з програми в програму
Замовлення в одній системі, фактура в іншій, а номер із KSeF хтось дописує в таблицю.
Із системоюФактура створюється із замовлення й потрапляє в KSeF без передруковування. Номер повертається в картку замовлення.
- Зараз
Нагадування, про яке треба пам’ятати
Строк оплати минає, договір закінчується, клієнт не відповів. Хтось має про це пам’ятати й написати.
Із системоюСистема надсилає нагадування в день, який ви задаєте. Ви бачите лише список тих, хто не відповів.
- Зараз
Ті самі дані, введені двічі
Дані клієнта з форми потрапляють в Excel, потім у програму для фактур, потім у лист.
Із системоюДані вводять один раз. Інші програми отримують їх через з’єднання.
- Зараз
Програми, що не розмовляють між собою
Кожна добре робить своє, а між ними сидить людина з копіюванням і вставкою.
Із системоюПрограми самі передають одна одній дані. Людина займається лише винятками.
Повторювані дії виконує система, винятки лишаються вам
Починаємо з одного процесу. Коли він працює, додаємо наступний.
- Шар 02
Нагадування й строки
- Автоматичні нагадування про оплату в дні, які ви задаєте
- Строки договорів і пропозицій, за якими стежить система
- Список тих, хто ще не відповів
- Шар 03
З’єднання з вашими програмами
- Інтеграція систем через API або файл
- Stripe, PayPal, реєстр GUS і курси NBP (Національного банку Польщі)
- Дані з Excel, завантажені в систему
- Шар 04
Винятки й контроль
- Список того, що система залишила на ваше рішення
- Журнал: що, коли й з яким результатом пішло далі
- Можливість зупинити процес одним кліком
Екрани наших систем
Панель Biurko, нашого продукту: фактури, виручка й заборгованість на одному екрані.
Biurko: фактури з KSeF і зчитування документів ШІ
11
видів фактур, від звичайних до проформ
Надсилання до KSeF працює у нашому Biurko з червня 2026 року
Biurko — наш власний продукт: виставляє фактури, надсилає їх до KSeF поодинці й пакетами та завантажує вхідні фактури. Так само ми з’єднуємо з KSeF вашу програму: фактура йде, а номер KSeF повертається в картку замовлення.
Переглянути проєкт Biurko
З чого почати і скільки це коштує?
02 / 03 · Власна панель
KSeF і документи
30 000–36 000 zł
Коли потрібна власна панель із входом і ролями: замовлення, фактури, що йдуть у KSeF, і документи разом. Тому в ціні є ядро системи.
Опишіть свій процес- Фактури із замовлень ідуть у KSeF, номер повертається в картку
- Документи PDF створюються автоматично
- Імпорт з Excel і експорт до Excel
Це приклад кошторису, ціни нетто. Точну ціну називаємо після розмови про ваш процес. Більша фірма? Доступи й безпеку з’єднань узгоджуємо з вашим ІТ-відділом, а кожне з’єднання описуємо так, щоб було зрозуміло, яка програма з якою обмінюється даними.
Готовий інструмент чи власна автоматизація?
- Коли окупається
- Готовий інструментКоли процес типовий, а програма має потрібне з’єднання.
- Вартість
- Готовий інструментНизька плата на старті, а щомісячна зазвичай зростає з кількістю людей.
- Зміни
- Готовий інструментВи повідомляєте постачальника й чекаєте на його план.
- Дані
- Готовий інструментЛежать у постачальника, а експорт залежить від його правил.
- Старт
- Готовий інструментПрацює одразу після купівлі.
Ви українська фірма в Польщі? Команда говорить українською: розмова, листування й навчання працівників — українською, договір — польською. Система може працювати двома мовами: інтерфейс для працівників українською, документи для польських установ польською. Польські правила, зокрема KSeF, виконує система, а ми пояснюємо їх українською.
Крок за кроком
Автоматизація бізнес-процесів: з чого почати
Усе починається з однієї дії, яку ви передаєте системі, а далі йдуть наступні. Ось як ми обираємо першу й як її впроваджуємо.
Оберіть дію, що повторюється щотижня
Найкращий кандидат повторюється часто, має чітке правило й забирає час у людини, яка мала б займатися іншим: передрукувати фактуру із замовлення, нагадати про оплату, перенести дані клієнта з форми в програму. Якщо дію можна описати реченням «коли приходить X, зроби Y», її можна автоматизувати.
Для початку не беремо процес, де кожна справа інша або рішення потребує розмови з клієнтом. Там система може підказувати, але людину не замінить.
Порахуйте, скільки ця дія коштує сьогодні
Перш ніж називати ціну, ми разом рахуємо три речі: скільки разів на місяць дія повторюється, скільки триває щоразу й що стається, коли про неї забувають. Нагадування, надіслане на тиждень пізніше, коштує більше за чверть години роботи: гроші надходять пізніше.
З цих чисел видно, чи окупиться автоматизація. Якщо дія трапляється двічі на рік, ми скажемо, що бюджету на неї шкода.
Перевірте, чи вистачить програми, яка у вас уже є
Багато програм для фактур і продажів уже мають нагадування, експорт даних і з’єднання з KSeF. Якщо ваша програма робить те, що потрібно, досить добре її налаштувати. Власна автоматизація має сенс, коли дані ходять між кількома програмами, які самі не з’єднаються, або коли фірма працює інакше, ніж передбачив постачальник програми.
Автоматизація чи інтеграція?
Автоматизація — це правило: система сама робить наступний крок, наприклад надсилає нагадування через три дні після строку оплати. Інтеграція — це з’єднання: дві програми обмінюються даними, наприклад фактура з вашої системи йде в KSeF, а номер KSeF повертається в картку замовлення. Зазвичай потрібне і те, і те. З’єднання через API або файл будують один раз, а далі ним користуються наступні автоматизації. Коли програма не має API, часто досить регулярного експорту у файл, який система зчитує сама.
KSeF: що вже діє
З 1 лютого 2026 року вхідні фактури отримують через KSeF. З 1 квітня 2026 року фактури виставляють у KSeF, а найбільші фірми роблять це з 1 лютого 2026 року. Найменші, з продажами за фактурами до 10 000 zł з VAT на місяць, можуть до 31 грудня 2026 року виставляти фактури поза KSeF. З 1 січня 2027 року KSeF обов’язковий для всіх. Дати беремо із сайту Міністерства фінансів ksef.podatki.gov.pl.
Для автоматизації це означає одне: фактура все одно проходить через KSeF, тож найкраще, щоб ваша програма надсилала її сама й записувала номер біля замовлення.
Як виглядає перша автоматизація
Одна автоматизація зазвичай триває від 2 до 4 тижнів, а обов’язковий строк ми записуємо в пропозиції. Кроки від першої розмови до підписання протоколу описано вище, у частині «Ви платите за етап, який бачите».
З першого дня система веде журнал і список винятків: усе, чого не може вирішити сама, вона залишає вам. Коли перша автоматизація працює, наступну будуємо на тому самому з’єднанні, тож вона не починається з нуля. Так само ми вели більший проєкт: систему для керуючого нерухомістю створили за 4 етапи з протоколами приймання, за 11 тижнів від старту до остаточного приймання.
Через місяць перевірте, чи це окупилося
Через місяць порівняйте результат із числами з початку: скільки разів система виконала дію сама, скільки справ залишила в списку винятків і скільки часу хтось отримав назад. Журнал і список винятків показують це без ручного підрахунку. Якщо винятків багато, варто поліпшити правило, перш ніж додавати наступний процес. Це також слушний момент обрати наступну дію, найчастіше сусідню: після надсилання фактур у KSeF ідуть автоматичні нагадування про оплату тих самих фактур.
Питання
Що запитують перед автоматизацією
Ціна, KSeF, ваші програми і те, коли ми не найкращий вибір.
Автоматизація одного процесу коштує від 8 000 zł нетто. Приклади більшого обсягу, з власною панеллю, ми показуємо вище в пакетах. У розділі «Ціни» на головній ви складете приблизний кошторис із модулів, а точну ціну ми називаємо після розмови про ваш процес.
Зазвичай ні. Програму з API або експортом даних можна з’єднати із системою, яку ми будуємо. Що приймає ваша програма, перевіряємо на початку розмови.
Ваша система передає фактуру, а наше з’єднання надсилає її до KSeF і повертає номер та статус. Фактура, яку KSeF не прийняв, повертається в список винятків з описом проблеми. Дати обов’язку KSeF описано вище, у частині «KSeF: що вже діє». Податкових порад ми не даємо: це робота бухгалтерського бюро.
Система залишає вам усе неоднозначне й веде журнал того, що зробила. Помилки в готовому етапі виправляємо протягом строку виправлень, описаного вище.
Одна автоматизація зазвичай триває кілька тижнів; типовий діапазон ми наводимо вище, у частині про першу автоматизацію. Обов’язковий строк кожного етапу записуємо в пропозиції, бо він залежить переважно від кількості з’єднань із вашими програмами.
Коли бюджет не дотягує до нашої найнижчої ціни (автоматизація процесу від 8 000 zł): за менші гроші ми не зробимо як слід навіть один процес. Коли готова програма вже вирішує питання: скажемо це на консультації й не будуватимемо власну. Коли вам потрібен програміст на години: ми не входимо в чужі команди й не дописуємо чужий код без аналізу.
Пов’язані послуги
Це зазвичай іде в парі з тим, що ви щойно прочитали.
- Впровадження ШІ в бізнесШІ читає документи, рішення лишається за вами
- ERP-система на замовленняЗамовлення, склад і документи без таблиць
Опишіть, що у фірмі сьогодні роблять руками
Напишіть кілька речень про процес, що забирає найбільше часу, і про програми, у яких працює ваша фірма. Ми відповімо, що можна автоматизувати й з чого почати.
- Ви описуєте процес і програми, якими користується фірма.
- Ми говоримо про те, що автоматизувати першим.
- Ви отримуєте кошторис, розписаний на етапи.
Безкоштовна карта автоматизації
Говоримо до 45 хв про те, як працює ваша фірма. Протягом 3 робочих днів після розмови ви отримуєте електронною поштою PDF на 1–2 сторінки: 3–5 процесів вашої фірми, з чого почати, а також орієнтовний діапазон ціни й терміну першого етапу. Без зобов’язань, документ залишається у вас.