Do 1 stycznia 2027 r. ciepłomierze, podzielniki kosztów ogrzewania i wodomierze ciepłej wody zamontowane przed 22 maja 2021 r. trzeba zastąpić urządzeniami ze zdalnym odczytem. Termin wynika z art. 16 ustawy z 20 kwietnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 868) i dotyczy budynków wielolokalowych.
Dla zarządcy i zarządu wspólnoty to nie tylko zlecenie wymiany urządzeń. To także pytanie, gdzie po wymianie będą trafiać odczyty, kto je sprawdzi i jak połączy je z rozliczeniem budynku. Jeśli w każdym budynku urządzenia ma inny dostawca, łatwo skończyć z kilkoma portalami i plikami zamiast jednej listy.
Poniżej opisujemy, co mówi przepis, a czego nie mówi, co warto zrobić przed końcem roku i jak może wyglądać system, który zbiera odczyty z różnych źródeł w jednym miejscu. Piszemy jako mała firma, która buduje systemy na zamówienie. To nie jest porada prawna; szczegóły swojej sytuacji warto sprawdzić z księgową lub prawnikiem.
Co dokładnie mówi art. 16
Przepis jest krótki. Do 1 stycznia 2027 r. właściciel lub zarządca budynku wielolokalowego zastępuje ciepłomierze, podzielniki kosztów ogrzewania lub wodomierze do pomiaru ciepłej wody użytkowej, zamontowane przed 22 maja 2021 r., urządzeniami z funkcją zdalnego odczytu. Stan prawny na 21.10.2026.
Z tego jednego zdania wynikają cztery rzeczy, które warto mieć przed oczami:
- Kogo dotyczy: właściciela lub zarządcy budynku wielolokalowego. Jeśli zarządzasz takim budynkiem albo zasiadasz w zarządzie wspólnoty mieszkaniowej, ten termin warto potraktować jako swój.
- Jakich urządzeń: ciepłomierzy, podzielników kosztów ogrzewania i wodomierzy ciepłej wody. Wodomierzy zimnej wody przepis nie wymienia.
- Których egzemplarzy: zamontowanych przed 22 maja 2021 r. Liczy się data montażu.
- Do kiedy: do 1 stycznia 2027 r.
Łatwo o skrót myślowy, że do 2027 r. każdy licznik w budynku musi mieć zdalny odczyt. Tak nie jest. Przepis dotyczy ciepła i ciepłej wody, a nie wszystkich wodomierzy.
Co warto zrobić przed końcem roku
Przed tym terminem trzeba jeszcze podjąć decyzje, zebrać oferty i umówić wejścia do lokali, a każdy z tych kroków wymaga czasu. Zanim zaczniesz rozmawiać z wykonawcami, przyda się rzetelny obraz tego, co dziś jest zamontowane w Twoich budynkach.
Spis urządzeń
Dla każdego budynku i lokalu zapisz rodzaj urządzenia, jego numer, datę montażu, informację, czy ma zdalny odczyt, oraz kto je serwisuje albo odczytuje. Tam, gdzie data montażu jest nieznana, oznacz to wprost, zamiast zgadywać.
Umowy i dokumenty
Sprawdź umowy z firmami, które dziś dostarczają urządzenia lub rozliczają koszty ciepła, i ustal, czego potrzeba do decyzji w Twojej wspólnocie. Protokoły montażu i wymiany trzymaj w jednym miejscu, przypisane do lokalu, a nie w skrzynce pocztowej jednej osoby.
Mieszkańcy
Wymiana podzielników i wodomierzy wymaga wejścia do lokali. Im wcześniej mieszkańcy dostaną informację i propozycje terminów, tym mniej lokali zostanie na ostatnie dni grudnia.
Po wymianie: odczyty w kilku miejscach
Zdalny odczyt ułatwia jedno: odczyt nie wymaga wejścia do lokalu. Nie odpowiada jednak na inne pytanie, czyli gdzie odczyty potem żyją i kto je składa w całość.
Załóżmy, że zarządca prowadzi kilka budynków. W jednym urządzenia ma firma A, w drugim firma B, a w trzecim część lokali czeka jeszcze na wymianę. Odczyty przychodzą jako eksport z portalu, plik Excel albo raport PDF, każdy w innym układzie. Ktoś musi ułożyć je w jedną tabelę, sprawdzić braki i dopiero wtedy przygotować rozliczenie.
To typowy kłopot danych prowadzonych w arkuszach: dane są, ale rozsypane po kilku źródłach. Im więcej budynków i dostawców, tym więcej ręcznego sklejania i tym łatwiej o pomyłkę, która wyjdzie dopiero przy rozliczeniu.
Jak może pomóc własny system
Nie produkujemy liczników i nie zastępujemy firm, które je montują. Możemy natomiast zbudować system, który zbiera w jednym miejscu to, co z tych urządzeń wychodzi. Poniżej opisujemy propozycję, a nie gotowy produkt:
- Rejestr urządzeń: budynek, lokal, rodzaj urządzenia, numer, data montażu i znacznik zdalnego odczytu. Listę urządzeń, które wciąż czekają na wymianę przed 1 stycznia 2027 r., daje jeden filtr, a nie przeglądanie segregatorów.
- Import odczytów: z plików Excel i CSV, a jeśli dostawca udostępnia API lub eksport danych, także automatycznie. Każdy dostawca ma swój układ, system sprowadza go do jednego.
- Raporty PDF z odczytami: AI może wyciągać z nich wartości i podawać je do sprawdzenia. AI może się pomylić, dlatego odczyt zatwierdza człowiek, zanim trafi do rozliczenia.
- Kontrola braków: system pokazuje lokale bez odczytu w danym okresie i urządzenia, z których nie przyszły dane.
- Role i uprawnienia: zarząd, zarządca i księgowość widzą to, czego potrzebują.
- Eksport: zestawienia do Excela dla osób, które dalej w nim pracują.
Część tych elementów już zbudowaliśmy, w innym kontekście. W systemie do zarządzania portfelem nieruchomości komercyjnych powstały moduł AI czytający dokumenty PDF, generowanie dokumentów PDF, import i eksport Excel oraz role i uprawnienia. Rejestr liczników i import odczytów to na razie nasza propozycja: takiego modułu jeszcze nie budowaliśmy.
Gdy budynki, lokale i urządzenia są w jednym systemie, łatwo dołożyć kolejne źródła danych. Przykładem są faktury od dostawców, które trafiają do wspólnoty przez KSeF; piszemy o tym we wpisie KSeF we wspólnocie mieszkaniowej i u zarządcy. Jak ułożyć pracę, w której AI odczytuje PDF, a człowiek zatwierdza wynik, opisujemy w tekście o odczycie umów najmu przez AI.
Lista kontrolna do końca roku
- Spisz budynki i lokale, którymi zarządzasz.
- Dla każdego lokalu zapisz ciepłomierze, podzielniki i wodomierze ciepłej wody: numer, datę montażu, zdalny odczyt tak lub nie.
- Wyodrębnij urządzenia zamontowane przed 22 maja 2021 r. bez zdalnego odczytu. To Twoja lista do wymiany.
- Oznacz lokale, w których datę montażu trzeba dopiero ustalić.
- Sprawdź umowy z dostawcami urządzeń i firmami, które rozliczają koszty ciepła.
- Uzgodnij z zarządem wspólnoty harmonogram i sposób informowania mieszkańców.
- Ustal, w jakiej postaci będziesz dostawać odczyty po wymianie: portal, plik, API czy PDF.
- Zdecyduj, gdzie odczyty będą trafiać i kto je sprawdza przed rozliczeniem.
Porozmawiajmy o Twoich budynkach
Jeśli odczyty z Twoich budynków przychodzą z kilku stron i ktoś składa je ręcznie, opisz nam ten proces w kilku zdaniach. Odpowiemy, od czego warto zacząć, i umówimy bezpłatną konsultację.
Jak pracujemy, pokazuje realizacja systemu dla portfela nieruchomości komercyjnych: 11 tygodni od czerwca do sierpnia 2026 r., cztery etapy, każdy zamknięty protokołem odbioru, a na koniec szkolenie i przekazanie kodu. Orientacyjny koszt modułów złożysz w konstruktorze orientacyjnej ceny. To orientacyjnie, wycena jest indywidualna.
Źródła
- Ustawa z dnia 20 kwietnia 2021 r., Dz.U. 2021 poz. 868, art. 16, sprawdzono 21.10.2026
- Ministerstwo Finansów: KSeF 2.0, szkolenie dla branży wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe, sprawdzono 21.10.2026
- ITCompass: system do zarządzania portfelem nieruchomości komercyjnych, sprawdzono 21.10.2026
