Національна система електронних рахунків, KSeF (Krajowy System e-Faktur), перестала бути планом. З 1 лютого 2026 р. рахунки отримують через KSeF, а з 1 квітня 2026 р. виставляти їх у KSeF мають і фірми поза групою найбільших, із тимчасовим винятком, про який нижче.
Для житлової спільноти (wspólnota mieszkaniowa, об’єднання власників квартир у будинку) це передусім зміна на боці витрат: рахунки від постачальників тепла й води, фірм із прибирання чи сервісу ліфтів надходять до неї через KSeF. Для управителя (zarządca), який веде справи кількох спільнот, це ще й практичні питання: хто має доступ від імені спільноти, як рахунок потрапляє до бухгалтерії і як прив’язати його до потрібного будинку.
Ми пишемо як невелика фірма, що будує системи на замовлення. KSeF ми знаємо з власного продукту, у якому збудували надсилання рахунків до KSeF. Отримання рахунків із KSeF для спільнот ми ще не будували, тому все, що ми пишемо про систему нижче, є пропозицією, а не описом готового впровадження.
Терміни KSeF, які стосуються спільноти
Житлова спільнота не має в KSeF окремого терміну чи окремого звільнення. Міністерство фінансів у навчальних матеріалах для житлових спільнот і кооперативів прямо пише, що KSeF охоплює й спільноти. Отже, діють ті самі дати, що й для всіх:
- З 1 лютого 2026 р. обов’язок отримувати рахунки через KSeF. Із цього дня в ньому виставляють рахунки й фірми, чиї продажі за 2024 р. разом із ПДВ перевищили 200 млн злотих.
- З 1 квітня 2026 р. виставлення рахунків у KSeF поширюється на решту фірм.
- До 31 грудня 2026 р. ще можна виставляти рахунки поза KSeF, паперові чи електронні, якщо в певному місяці сума продажів із ПДВ на таких рахунках не перевищує 10 000 злотих. Починаючи з рахунку, яким цю межу перевищено, право втрачається. Це не пільга для малих фірм, а місячна межа рахунків, виставлених поза KSeF.
- До 31 грудня 2026 р. поза KSeF можуть також виставлятися рахунки з касового апарата, а фіскальний чек із податковим номером NIP на суму до 450 злотих вважається спрощеним рахунком.
- З 1 січня 2027 р. за рахунок, виставлений поза KSeF, загрожують штрафи: до 100% ПДВ із рахунку або до 18,7% його суми, якщо ПДВ у ньому немає. З цієї дати номер KSeF також обов’язковий у платежах у механізмі розділеної оплати (split payment).
Якщо спільнота сама виставляє рахунки іншим фірмам, наприклад перевиставляє витрати, для неї діють ті самі терміни й та сама межа.
Хто надає доступ до KSeF у спільноті
Доступ до KSeF від імені спільноти надає правління (zarząd) або управитель, наприклад повідомленням ZAW-FA. У цьому повідомленні вказують фізичну особу, яка діятиме в KSeF за спільноту. За матеріалами Міністерства фінансів, його може подати управитель, коли спільнота діє через управителя в розумінні ст. 18 польського закону про власність приміщень, або правління, яке обрала спільнота.
Для управителя важливе ще одне зауваження з цих матеріалів: кожна спільнота має в KSeF власний обліковий запис, і управителю потрібен доступ до кожного з них. Якщо спільнот десять, це десять окремих наборів дозволів і десять окремих списків рахунків, які треба завантажувати й відстежувати.
Техніка тут лише частина справи. Перш ніж перший рахунок застрягне без опису, варто письмово домовитися, хто від імені спільноти надає й відкликає дозволи, хто отримує рахунки і що відбувається з доступом, коли змінюється правління або управитель.
Рахунки за витрати у 2026 р.: два канали одночасно
До кінця 2026 р. частина постачальників надсилає рахунки через KSeF, а частина ще може виставляти їх поза ним, у межах місячного ліміту або з касового апарата. На практиці управитель цього року обслуговує два канали: рахунки, завантажені з KSeF, і рахунки, що приходять поштою чи електронною поштою.
Тимчасові винятки закінчуються 31 грудня 2026 р., а з 2027 р. за рахунок поза KSeF загрожують штрафи. Тож 2026 рік варто сприймати як перехідний період, а не цільовий стан, і вже зараз будувати обіг рахунків так, ніби єдиним їхнім джерелом є KSeF.
Що змінюється в роботі управителя й бухгалтерії
- Завантаження рахунків. Уже не досить вишукувати рахунки в поштовій скриньці. Їх треба регулярно завантажувати з KSeF для кожної спільноти або мати програму, яка зробить це сама.
- Прив’язка витрат. Рахунок має потрапити до потрібного будинку й потрібної позиції розрахунку, наприклад експлуатаційних витрат чи ремонтного фонду. Коли спільнот кілька, помилитися з прив’язкою легше, ніж колись із паперовою текою.
- Погодження. Правління затверджує витрати, як і раніше, але зручно, щоб воно бачило рахунок із KSeF там само, де його погоджує.
- Оплата. Якщо спільнота платить постачальникам у механізмі розділеної оплати, з 2027 р. номер KSeF має бути під рукою під час підготовки переказу.
Де може допомогти система
Це пропозиція, а не готовий продукт. Якщо ви ведете кілька спільнот, система, збудована під ваш спосіб роботи, може:
- завантажувати рахунки з KSeF для кожної спільноти, до якої у вас є дозволи, в одному місці;
- прив’язувати рахунок до спільноти й будинку, а для знайомих постачальників пропонувати позицію розрахунку;
- збирати там само рахунки поза KSeF за 2026 р., зі зчитуванням PDF за допомогою ШІ;
- показувати правлінню рахунок на погодження й записувати, хто його затвердив;
- готувати дані для переказу разом із номером KSeF.
ШІ може запропонувати прив’язку нового рахунку або зчитати PDF від постачальника поза KSeF, але може й помилитися. Тому пропозицію завжди затверджує людина, перш ніж вона потрапить до розрахунків. Як організувати такий поділ роботи, ми описуємо в тексті про зчитування документів штучним інтелектом і перевірку людиною.
Якщо у вас уже є бухгалтерська програма з API або експортом даних, нова система може працювати разом із нею, а не замість неї. Там само можуть зберігатися й показання лічильників, про які ми пишемо в тексті про дистанційне зчитування теплолічильників і розподільників.
Контрольний список для правління й управителя
- Перевірте, хто сьогодні має дозволи в KSeF від імені кожної спільноти і чи їх надано, наприклад повідомленням ZAW-FA.
- Складіть список постачальників і позначте, хто вже виставляє рахунки в KSeF, а хто ще поза ним.
- Визначте, хто й як часто завантажує рахунки з KSeF і хто їх затверджує.
- Домовтеся з бухгалтером чи бухгалтерською фірмою, як описується рахунок: спільнота, будинок, позиція розрахунку.
- Підготуйте платежі на 2027 р.: номер KSeF у переказах у механізмі розділеної оплати.
- Запишіть, що відбувається з дозволами, коли змінюється правління або управитель.
- Порахуйте, скільки часу команда витрачає на ручне завантаження й прив’язку рахунків. Це добра основа для рішення, чи окупиться автоматизація.
Це не юридична консультація; подробиці своєї ситуації варто перевірити з бухгалтером або юристом.
Поговорімо про ваш обіг рахунків
Якщо ви хочете, щоб рахунки з KSeF самі потрапляли до потрібної спільноти й будинку, опишіть кількома реченнями, як сьогодні у вас рухаються документи. Напишіть нам: ми відповімо, з чого варто почати, і домовимося про безкоштовну консультацію.
У сфері нерухомості ми збудували систему для управління портфелем комерційної нерухомості: 11 тижнів, чотири етапи, кожен закритий протоколом приймання. Орієнтовну ціну ви складете з модулів у конструкторі орієнтовної ціни; це приблизна оцінка, точну ціну ми визначаємо індивідуально. Без абонплати: система й код належать вам.
Джерела
- Закон Польщі про ПДВ, зведений текст, Dz.U. (Dziennik Ustaw, офіційний вісник законів) 2026 поз. 1263 (ст. 106ga, 106gb, 106ni, 145l, 145m, 145n), перевірено 21.10.2026
- Закон про зміни до закону про ПДВ щодо KSeF, Dz.U. 2025 поз. 1203 (терміни з 1.01.2027), перевірено 21.10.2026
- Міністерство фінансів: з якого часу треба виставляти рахунки в KSeF (польською), станом на 21.10.2026
- Міністерство фінансів: питання й відповіді KSeF 2.0 (польською), станом на 21.10.2026
- Міністерство фінансів: KSeF, споживачі й фізичні особи (польською), станом на 21.10.2026
- Міністерство фінансів: навчання з KSeF для житлових спільнот, кооперативів і садових ділянок (PDF, польською), перевірено 21.10.2026
- Міністерство фінансів: навчання з KSeF для сфери управління нерухомістю (PDF, польською), перевірено 21.10.2026
