Для багатьох фірм орендна плата за приміщення означає рахунок, який приходить щомісяця. З 2026 року рахунки між фірмами в Польщі проходять через KSeF, Національну систему електронних рахунків (Krajowy System e-Faktur). Тож орендодавці питають, чи мають їхні рахунки за оренду теж потрапляти туди і з якої дати.
Відповідь залежить від трьох речей: хто здає (активний платник ПДВ (VAT), орендодавець, звільнений від ПДВ, приватна особа), кому (фірмі чи приватній особі) і що (комерційне приміщення чи житло для проживання). Окремого матеріалу Міністерства фінансів Польщі про KSeF для оренди ми не знайшли, тому спираємося на польський закон про ПДВ і загальні відповіді Міністерства. Правовий стан на 21.10.2026.
Ми будуємо системи на замовлення, а надсилання рахунків у KSeF зробили у власному продукті. Це не юридична і не податкова консультація; подробиці своєї ситуації варто перевірити з бухгалтером або податковим консультантом. Якщо ви керуєте житловою спільнотою (wspólnota mieszkaniowa, об’єднання власників квартир у будинку), загляньте в запис про KSeF у житловій спільноті та в управителя: там ідеться про рахунки від постачальників і доступ до KSeF, а тут про рахунки за оренду.
Дати, які стосуються кожного орендодавця
Окремих строків KSeF для оренди закон не встановлює. Орендодавець дотримується тих самих дат, що й будь-який платник податку:
- з 1 лютого 2026 року рахунки в KSeF виставляють фірми, чиї продажі за 2024 рік разом із ПДВ перевищили 200 млн злотих;
- з 1 квітня 2026 року усі інші платники;
- до 31 грудня 2026 року можна виставляти рахунки поза KSeF (паперові або електронні), якщо їхня сума за місяць разом із ПДВ не перевищує 10 000 злотих. Починаючи з рахунку, яким цю межу перевищено, лишається тільки KSeF.
Ця межа не є пільгою для малих фірм: значення має місячна сума рахунків, виставлених поза KSeF, а не розмір фірми. За кількох договорів оренди її варто рахувати щомісяця.
З 1 січня 2027 року діють штрафи за рахунок, виставлений поза KSeF, коли він мав пройти через KSeF: до 100% суми ПДВ з рахунку, а для рахунку без ПДВ до 18,7% його суми. З тієї ж дати номер KSeF треба зазначати в платежах у механізмі розділеного платежу (split payment). Отримувати рахунки через KSeF мають усі платники вже з 1 лютого 2026 року; винятки стосуються, зокрема, споживачів та іноземних фірм без постійного місця діяльності в Польщі.
Комерційне приміщення в оренду фірмі
Орендодавець, який є платником ПДВ і здає офіс, склад або приміщення для послуг іншій фірмі, мусить виставити рахунок (ст. 106b ч. 1 п. 1 закону про ПДВ). Цей рахунок іде в KSeF за датами вище, а до кінця 2026 року поза KSeF лише в межах місячного ліміту.
До цієї ж групи належить перевиставлення комунальних послуг (refaktura mediów). Міністерство фінансів відповідає загально: перевиставлення документує надання послуг, тож такий рахунок виставляється через KSeF. Окремих правил KSeF для пакета «оренда плюс комунальні послуги» в орендодавців у матеріалах Міністерства ми не знайшли.
Оренда житла, звільнена від ПДВ
Здавання житлової нерухомості від власного імені, виключно для проживання, звільнене від ПДВ (ст. 43 ч. 1 п. 36 закону про ПДВ). Для такого продажу рахунок не обов’язковий (ст. 106b ч. 2). Але якщо орендар вимагатиме рахунок протягом 3 місяців, його треба виставити (ст. 106b ч. 3).
Звільнення від ПДВ не відкладає KSeF до 2027 року. Міністерство фінансів пише, що кожен платник, активний чи звільнений, який зобов’язаний виставити рахунок, виставляє його в KSeF за тими самими етапами: з 1 лютого або з 1 квітня 2026 року. Це стосується і звільнених через невеликий обіг (ст. 113), і до кінця 2026 року для них діє та сама межа 10 000 злотих на місяць. Поза KSeF лишається тільки звільнення за ст. 113a, тобто схема для малих фірм з інших країн ЄС.
Квартира в оренду фірмі, напр. для працівника
Візьмімо фірму, яка орендує квартиру, щоб у ній жив її працівник. Звільнення за ст. 43 ч. 1 п. 36 має умову: оренда виключно для проживання. Якщо умову виконано, звільнення зберігається, а рахунок виставляється лише на вимогу. Якщо ви його виставляєте фірмі, то виставляєте в KSeF. Чи виконано цю умову, варто обговорити з бухгалтером.
Приватний орендодавець без реєстрації для ПДВ
Приміщення в оренду фірмі. Міністерство фінансів відповідає на запитання про приватну особу, не зареєстровану для ПДВ, яка здає приміщення фірмі: як правило, так, вона виставляє рахунки в KSeF, бо за законом про ПДВ така особа є платником, що веде господарську діяльність. Проте до кінця 2026 року вона не мусить виставляти рахунки в KSeF, якщо вони не перевищують 10 000 злотих на місяць разом із ПДВ. Для рахунку в KSeF потрібен NIP (польський податковий номер) продавця: без нього система технічно рахунок не прийме. За роз’ясненням Міністерства фінансів, особа без NIP подає до своєї податкової інспекції (urząd skarbowy) реєстраційну заяву VAT-R та ідентифікаційну заяву NIP-7. Якщо така особа користується звільненням за ст. 113, вона виставляє рахунок на вимогу орендаря (ст. 106b ч. 2 і 3), а рахунок для фірми виставляє в KSeF.
Квартира в оренду приватним особам. Особи, яка здає квартиру приватним особам для проживання і сплачує ryczałt (спрощений податок від доходу з оренди), KSeF не стосується. Це випливає із закону про ПДВ: така оренда звільнена, рахунок не обов’язковий, а рахунки для споживачів не треба виставляти в KSeF. Ryczałt є податком на дохід і на статус щодо ПДВ не впливає.
Рахунки для споживачів
Рахунки для споживачів (B2C) не обов’язково виставляти в KSeF. Це можна зробити добровільно; тоді споживач отримує рахунок у погоджений з ним спосіб, з QR-кодом. Міністерство повторює це у відповіді щодо оренди гаражів.
Усі випадки в одній таблиці
| Хто кому і що здає | Рахунок | KSeF |
|---|---|---|
| Платник ПДВ, комерційне приміщення фірмі | обов’язковий | так, з 1.02 або 1.04.2026; до кінця 2026 року поза KSeF у межах 10 000 злотих на місяць разом із ПДВ |
| Житло виключно для проживання (звільнено від ПДВ), орендар фірма | на вимогу | якщо виставлено, то в KSeF, ті самі дати й та сама межа |
| Приватна особа без реєстрації для ПДВ, приміщення фірмі | у разі звільнення за ст. 113 на вимогу орендаря | як правило, так, з 1.04.2026 (позиція Міністерства фінансів); до кінця 2026 року ні, якщо рахунки не перевищують 10 000 злотих на місяць разом із ПДВ; потрібен NIP |
| Приватна особа, квартира приватним особам | не обов’язковий | не стосується |
Де допомагає система для обліку оренди
Якщо ви здаєте кілька об’єктів на простих умовах, вам може цілком вистачити готової програми для рахунків з підтримкою KSeF, і це нормально. Власна система має сенс, коли рахунок за оренду завершує довший шлях: договори, індексація, комунальні послуги, кілька об’єктів, різні орендарі. Така система може:
- зберігати для кожного договору оренди явні дані: фірма орендар чи споживач, що саме здається і яка ставка ПДВ або яке звільнення діє;
- щомісяця готувати рахунки за оренду й перевиставлення комунальних послуг з даних договору та надсилати їх у KSeF;
- до кінця 2026 року рахувати місячну суму рахунків, виставлених поза KSeF, і попереджати про межу 10 000 злотих;
- зберігати біля рахунку номер KSeF, який з 2027 року треба зазначати в розділених платежах;
- на боці орендаря завантажувати вхідні рахунки з KSeF і прив’язувати їх до об’єкта.
Це наша пропозиція, а не готовий продукт. Надсилання рахунків у KSeF ми зробили у власному продукті, а завантаження рахунків з KSeF ще не будували. Дані з договорів оренди може попередньо прочитати штучний інтелект (ШІ), але затверджує їх людина, бо ШІ може помилитися; як це організувати, ми пишемо в записі про читання договорів оренди за допомогою ШІ.
Контрольний список для орендодавця
- Для кожного договору оренди позначте: фірма чи приватна особа, комерційне приміщення чи житло, проживання чи інша мета.
- З’ясуйте з бухгалтером свій статус щодо ПДВ: активний платник, звільнення за ст. 43 ч. 1 п. 36, звільнення за ст. 113.
- Здаєте приміщення фірмі як приватна особа і не маєте NIP? Подайте заяву до податкової інспекції до першого рахунку в KSeF.
- До кінця 2026 року щомісяця рахуйте суму рахунків, виставлених поза KSeF, разом із ПДВ. Починаючи з рахунку, який перевищить 10 000 злотих, виставляйте лише в KSeF.
- Вирішіть, чи виставлятимете рахунки споживачам у KSeF добровільно, і домовтеся з орендарями, як вони їх отримуватимуть.
- Підготуйтеся до 1 січня 2027 року: перехідні винятки закінчуються, починаються штрафи, а номер KSeF з’являється в розділених платежах.
Поговорімо про ваші рахунки за оренду
Якщо сьогодні ви складаєте рахунки за оренду, комунальні послуги та індексацію з кількох таблиць, опишіть нам кількома реченнями, як це влаштовано. Ми відповімо, з чого варто почати, і домовимося про безкоштовну консультацію. Орієнтовну вартість модулів, зокрема розрахунків і рахунків з KSeF, можна скласти в конструкторі орієнтовної ціни. Це орієнтир, остаточна оцінка завжди індивідуальна.
Як ми працюємо етапами, показує наша система керування портфелем комерційної нерухомості: 11 тижнів, чотири етапи, кожен закрито протоколом приймання.
Джерела
- Закон Польщі про податок на товари та послуги (ustawa o podatku od towarów i usług), зведений текст, Dz.U. (Dziennik Ustaw, офіційний вісник законів) 2026 poz. 1263 (ст. 43 ч. 1 п. 36, 106b, 106ga, 106gb, 106ni, 145l, 145m), перевірено 21.10.2026
- Закон про зміни до закону про ПДВ щодо KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1203 (строки з 1.01.2027), перевірено 21.10.2026
- Міністерство фінансів Польщі: з якої дати треба виставляти рахунки в KSeF, перевірено 21.10.2026
- Міністерство фінансів Польщі: запитання та відповіді KSeF 2.0, перевірено 21.10.2026
- Міністерство фінансів Польщі: KSeF, споживачі та фізичні особи, перевірено 21.10.2026
