KSeF (Національна система електронних рахунків-фактур, Krajowy System e-Faktur) змінив шлях рахунків між польськими фірмами, але не зняв із бюро збирання документів. В опитуванні wFirma 2026 р. 91,5% з 515 бухгалтерських бюро відповіли, що після запровадження KSeF мусили змінити організацію роботи. До цього додаються документи, яких у KSeF просто немає.
Нижче ми збираємо їх в одному місці разом із положеннями Закону про ПДВ там, де вони мають значення, а наприкінці даємо контрольний список для бюро.
Рахунки від продавців з-за кордону
Закон про ПДВ звільняє від виставлення рахунків у KSeF, зокрема, продавця, який не має в Польщі місцезнаходження діяльності та постійного місця діяльності (ст. 106ga ч. 2 п. 1), а також такого, чиє постійне місце в Польщі не бере участі в продажу (п. 2). Рахунок за рекламу, програмне забезпечення чи хостинг від іноземної фірми й далі приходить електронною поштою або чекає на завантаження в панелі постачальника.
Проте цей виняток має межі. Продавець з-за кордону, чиє постійне місце діяльності в Польщі бере участь у продажу, мусить виставляти рахунки в KSeF. Решта продавців з-за кордону можуть робити це добровільно (ст. 106ga ч. 4). Тож частина іноземних рахунків може прийти через KSeF, тому, перш ніж бюро проситиме їх у клієнта, варто перевірити, що вже є в системі.
Від виставлення рахунків у KSeF звільнені також продавці з інших країн Європейського Союзу, зазначені в ст. 113a (ст. 106ga ч. 2 п. 6). Тут ідеться не про польські фірми, звільнені від ПДВ на підставі ст. 113: для них у KSeF немає ні окремого винятку, ні окремого терміну.
Рахунки для приватних осіб і процедури OSS
Рахунок для фізичної особи, яка не веде господарської діяльності, не мусить потрапляти до KSeF (ст. 106ga ч. 2 п. 4) — продавець може виставити його там, але не зобов’язаний. Поза KSeF лишаються також рахунки в процедурах OSS та IOSS (європейські процедури «єдиного вікна» для ПДВ: One Stop Shop та Import One Stop Shop) (п. 3).
Ідеться про продаж клієнта, а не про його витрати. Якщо клієнт продає приватним особам або в процедурах OSS чи IOSS, частини його рахунків на продаж у KSeF може не бути. Тоді бюро має знати, де взяти решту: з програми, в якій клієнт виставляє рахунки, або безпосередньо від нього.
Перехідний період: ліміт і чеки
Доки триває перехідний період зі ст. 145m, фірма ще може виставляти рахунки поза KSeF, якщо їхня сума за місяць не перевищує ліміту з цієї статті; з рахунку, який перевищить ліміт, уже діє обов’язок користуватися KSeF. У перехідний період зі ст. 145n поза KSeF можуть лишатися й рахунки з касового апарата та чеки з NIP (польським податковим номером), визнані рахунками. Тож клієнт бюро може й далі отримувати частину витратних рахунків у PDF.
Це перехідне рішення. З 1 січня 2027 р. за рахунок, виставлений поза KSeF всупереч обов’язку, загрожують штрафи, а номер KSeF стає обов’язковим у платежах за механізмом розділеного платежу (split payment).
Чеки, договори, виписки
Звичайний чек (без NIP покупця) не є рахунком, тому до KSeF не потрапляє. Договори, банківські виписки, платіжні відомості й кадрові документи теж. Усе це клієнт і далі мусить доставити бюро.
Цієї частини роботи терміни KSeF не змінюють: ці документи не є рахунками, тож не потраплять до KSeF і після перехідного періоду. Вони часто приходять електронною поштою, в месенджері, на фото з телефона чи в паперовій папці, і перш ніж почнеться облік, хтось мусить їх розсортувати.
Два канали документів одного клієнта
На практиці кожен клієнт бюро тепер має два канали документів. Перший — рахунки в KSeF: бюро завантажує їх само, на дозволах, наданих клієнтом, і не мусить про них просити. Другий — усе, що ми описали вище: іноземні рахунки, продаж поза KSeF, чеки, договори, виписки й кадрові документи. Цей канал не можна завантажити з жодного реєстру, бо документи мусить надіслати клієнт.
Якщо дозволи в KSeF працюють, нестача документів за місяць стосується головно другого каналу. Бухгалтерська програма добре веде облік, але не збирає документи від клієнтів і не нагадує їм про прогалини, тож ця робота часто закінчується в листах, дзвінках і таблицях.
Контрольний список для бюро
- Щомісяця перевіряйте окремо обидва канали: чи рахунки клієнта завантажено з KSeF і чи клієнт надіслав документи поза KSeF.
- Запитайте клієнта про іноземних постачальників, наприклад реклами, програмного забезпечення чи хостингу, і домовтеся, хто щомісяця завантажує їхні рахунки з панелей постачальників.
- Перш ніж просити в клієнта іноземний рахунок, перевірте, чи постачальник не виставив його в KSeF.
- З’ясуйте, чи клієнт продає приватним особам або в процедурах OSS чи IOSS і де лежать рахунки, яких немає в KSeF.
- Доки триває перехідний період (ст. 145m і 145n), питайте також про витратні рахунки в PDF від польських постачальників і про чеки з NIP.
- Чеки без NIP, договори, банківські виписки, платіжні відомості й кадрові документи збирайте так, як і раніше: KSeF їх не замінить.
- Домовтеся з клієнтом про один канал для документів поза KSeF замість електронної пошти, месенджера й паперової папки водночас.
Як не переписувати це вручну
У системі, яку ми можемо створити для вашого бюро, клієнт завантажує такі документи в порталі (фото з телефона чи PDF), ШІ зчитує з них дані, а бухгалтер перевіряє зчитування поряд з оригіналом і затверджує його. ШІ може помилитися, тому останнє слово лишається за людиною. Рахунки з KSeF система завантажує окремо, на дозволах, наданих бюро. Надсилання й завантаження рахунків з KSeF, зчитування документів ШІ та дані з GUS (Головного статистичного управління Польщі) ми вже збудували у власному продукті Biurko.
Biurko — це продукт для малих фірм, а не програма для бухгалтерських бюро. Ми показуємо його як доказ того, що ці елементи в нас уже збудовані й працюють. У системі для бюро можуть бути:
- список відсутніх документів за певний місяць, який клієнт бачить у порталі;
- нагадування електронною поштою в дні, які визначає бюро;
- перевірка польського контрагента в GUS і номера банківського рахунку за білим списком платників ПДВ (biała lista podatników VAT);
- курс валюти з NBP (Національного банку Польщі) до іноземного рахунка;
- передавання затверджених даних у бухгалтерську програму через API або файл, без заміни цієї програми.
Це пропозиція, а не опис готового впровадження. Обсяг ми узгоджуємо з бюро на безкоштовній консультації, починаючи з того, що приймає його бухгалтерська програма.
Подивіться, що ми будуємо для бухгалтерських бюро.
Джерела
- Закон про податок на товари й послуги (Закон про ПДВ), консолідований текст, Dz.U. (Dziennik Ustaw, польський Вісник законів) 2026 поз. 1263 (PDF, польською) (ст. 106ga ч. 2 і 4, 106ni, 113a, 145m, 145n), перевірено 29.10.2026
- Закон про внесення змін до Закону про ПДВ щодо KSeF, Dz.U. 2025 поз. 1203 (PDF, польською) (терміни від 1.01.2027), перевірено 29.10.2026
- Міністерство фінансів: З якого моменту рахунки треба виставляти в KSeF (польською), перевірено 29.10.2026
- wFirma: KSeF очима бухгалтерських бюро 2026, результати опитування (польською), перевірено 29.10.2026
- Biurko, наш власний продукт (biurko.io), перевірено 29.10.2026
