KSeF zmienił drogę faktur między polskimi firmami, ale nie zdjął z biura zbierania dokumentów. W ankiecie wFirma z 2026 r. 91,5% z 515 biur rachunkowych odpowiedziało, że po wejściu KSeF musiało zmienić organizację pracy. Do tego dochodzą dokumenty, których w KSeF po prostu nie ma.
Poniżej zbieramy je w jednym miejscu, razem z przepisami ustawy o VAT tam, gdzie mają znaczenie, a na końcu dajemy listę kontrolną dla biura.
Faktury od sprzedawców z zagranicy
Ustawa o VAT zwalnia z wystawiania faktur w KSeF m.in. sprzedawcę, który nie ma w Polsce siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności (art. 106ga ust. 2 pkt 1), a także takiego, którego stałe miejsce w Polsce nie uczestniczy w sprzedaży (pkt 2). Faktura za reklamy, oprogramowanie czy hosting od zagranicznej firmy dalej przychodzi mailem albo leży do pobrania w panelu dostawcy.
Ten wyjątek ma jednak granice. Sprzedawca z zagranicy, którego stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce uczestniczy w sprzedaży, musi wystawiać faktury w KSeF. Pozostali sprzedawcy z zagranicy mogą to robić dobrowolnie (art. 106ga ust. 4). Część faktur zagranicznych może więc przyjść przez KSeF, dlatego zanim biuro poprosi o nie klienta, warto sprawdzić, co już jest w systemie.
Z wystawiania faktur w KSeF zwolnieni są też sprzedawcy z innych krajów Unii Europejskiej, o których mowa w art. 113a (art. 106ga ust. 2 pkt 6). Nie chodzi tu o polskie firmy zwolnione z VAT na podstawie art. 113: one nie mają w KSeF osobnego wyjątku ani osobnego terminu.
Faktury dla osób prywatnych i procedury OSS
Faktura dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności, nie musi trafić do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4) — sprzedawca może ją tam wystawić, ale nie musi. Poza KSeF zostają też faktury w procedurach OSS i IOSS (pkt 3).
Tu chodzi o sprzedaż klienta, a nie o jego koszty. Jeśli klient sprzedaje osobom prywatnym albo w procedurach OSS lub IOSS, części jego faktur sprzedaży może nie być w KSeF. Biuro musi wtedy wiedzieć, skąd wziąć resztę: z programu, w którym klient wystawia faktury, albo bezpośrednio od niego.
Okres przejściowy: limit i paragony
Dopóki trwa okres przejściowy z art. 145m, firma może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma w miesiącu nie przekroczy limitu z tego przepisu; od faktury, którą limit przekroczy, obowiązuje już KSeF. W okresie przejściowym z art. 145n poza KSeF mogą trafiać też faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP uznane za faktury. Klient biura może więc dostawać część faktur kosztowych dalej w PDF.
To rozwiązanie przejściowe. Od 1 stycznia 2027 r. za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi grożą kary, a numer KSeF jest obowiązkowy w płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności.
Paragony, umowy, wyciągi
Zwykły paragon (bez NIP nabywcy) nie jest fakturą, więc do KSeF nie trafia. Umowy, wyciągi bankowe, listy płac i dokumenty kadrowe też nie. To wszystko klient nadal musi biuru dostarczyć.
Tej części pracy terminy KSeF nie zmieniają: te dokumenty nie są fakturami, więc nie trafią do KSeF także po okresie przejściowym. Często przychodzą mailem, komunikatorem, na zdjęciu z telefonu albo w segregatorze, i zanim zacznie się księgowanie, ktoś musi je posortować.
Dwa kanały dokumentów jednego klienta
W praktyce każdy klient biura ma teraz dwa kanały dokumentów. Pierwszy to faktury w KSeF: biuro pobiera je samo, na uprawnieniach nadanych przez klienta, i nie musi o nie prosić. Drugi to wszystko, co opisaliśmy wyżej: faktury zagraniczne, sprzedaż poza KSeF, paragony, umowy, wyciągi i dokumenty kadrowe. Tego kanału nie da się pobrać z żadnego rejestru, bo dokumenty musi przysłać klient.
Jeśli uprawnienia w KSeF działają, braki za miesiąc dotyczą głównie drugiego kanału. Program księgowy dobrze księguje, ale nie zbiera dokumentów od klientów i nie przypomina im o brakach, więc ta praca często kończy się w mailach, telefonach i arkuszach.
Lista kontrolna dla biura
- Co miesiąc sprawdzaj osobno oba kanały: czy faktury klienta zostały pobrane z KSeF i czy klient przysłał dokumenty spoza KSeF.
- Zapytaj klienta o zagranicznych dostawców, na przykład reklam, oprogramowania albo hostingu, i ustal, kto co miesiąc pobiera ich faktury z paneli dostawców.
- Zanim poprosisz klienta o fakturę zagraniczną, sprawdź, czy dostawca nie wystawił jej w KSeF.
- Ustal, czy klient sprzedaje osobom prywatnym albo w procedurach OSS lub IOSS i gdzie są faktury, których nie ma w KSeF.
- Dopóki trwa okres przejściowy (art. 145m i 145n), pytaj też o faktury kosztowe w PDF od polskich dostawców i o paragony z NIP.
- Paragony bez NIP, umowy, wyciągi bankowe, listy płac i dokumenty kadrowe zbieraj tak jak dotąd: KSeF ich nie zastąpi.
- Uzgodnij z klientem jeden kanał na dokumenty spoza KSeF zamiast maila, komunikatora i segregatora naraz.
Jak nie przepisywać tego ręcznie
W systemie, który możemy zbudować dla Twojego biura, klient wgrywa takie dokumenty w portalu (zdjęcie z telefonu albo PDF), AI odczytuje z nich dane, a księgowy sprawdza odczyt obok oryginału i zatwierdza go. AI może się pomylić, dlatego ostatnie słowo zostaje po stronie człowieka. Faktury z KSeF system pobiera osobno, na uprawnieniach nadanych biuru. Wysyłkę i pobieranie faktur z KSeF, odczyt dokumentów przez AI i dane z GUS zbudowaliśmy już we własnym produkcie Biurko.
Biurko jest produktem dla małych firm, a nie programem dla biur rachunkowych. Pokazujemy je jako dowód, że te elementy mamy już zbudowane i działające. W systemie dla biura mogą się znaleźć:
- lista braków za dany miesiąc, którą klient widzi w portalu;
- przypomnienia e-mail w dniach, które ustala biuro;
- sprawdzenie polskiego kontrahenta w GUS i numeru konta na białej liście podatników VAT;
- kurs waluty z NBP przy fakturze zagranicznej;
- przekazanie zatwierdzonych danych do programu księgowego przez API albo plik, bez zastępowania tego programu.
To propozycja, a nie opis gotowego wdrożenia. Zakres ustalamy z biurem na bezpłatnej konsultacji, zaczynając od tego, co przyjmuje jego program księgowy.
Zobacz, co budujemy dla biur rachunkowych.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 106ga ust. 2 i 4, 106ni, 113a, 145m, 145n), sprawdzono 29.10.2026
- Ustawa zmieniająca ustawę o VAT w zakresie KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1203 (terminy od 1.01.2027), sprawdzono 29.10.2026
- Ministerstwo Finansów: Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF, sprawdzono 29.10.2026
- wFirma: KSeF oczami biur rachunkowych 2026, wyniki ankiety, sprawdzono 29.10.2026
- Biurko, nasz własny produkt (biurko.io), sprawdzono 29.10.2026
